Krankmeldung beim Arbeitgeber: Fristen und Regeln

Die Krankmeldung beim Arbeitgeber ist gesetzlich klar geregelt: Wer arbeitsunfähig erkrankt ist, muss dies dem Arbeitgeber unverzüglich mitteilen – am besten noch vor Arbeitsbeginn am ersten Krankheitstag. Eine ärztliche Bescheinigung wird erst dann Pflicht, wenn die Erkrankung länger als drei Kalendertage dauert; der Arbeitgeber darf das Attest aber auch früher verlangen. Rechtsgrundlage ist § 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EntgFG). Dieser Ratgeber erklärt Schritt für Schritt, wie und wann Sie sich korrekt krankmelden, was sich durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) geändert hat, welche Sonderregeln für das Ausland gelten und welche Folgen eine verspätete Meldung haben kann.

Die wichtigsten Regeln in Kürze:

• Anzeige sofort: Informieren Sie Ihren Arbeitgeber unverzüglich am ersten Krankheitstag – möglichst vor Arbeitsbeginn – über die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer.
• Attest ab dem vierten Tag: Dauert die Erkrankung länger als drei Kalendertage, müssen Sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag (üblicherweise der vierte Kalendertag) eine ärztliche Bescheinigung vorlegen.
• Früheres Verlangen möglich: Der Arbeitgeber darf das Attest auch schon ab dem ersten Krankheitstag verlangen.
• eAU: Bei gesetzlich Versicherten übermittelt der Arzt die Krankschreibung elektronisch an die Krankenkasse, der Arbeitgeber ruft sie dort ab. Die Meldung an den Arbeitgeber müssen Sie trotzdem selbst übernehmen.
• Ausland: Wer im Ausland erkrankt, hat zusätzliche Mitteilungspflichten gegenüber Arbeitgeber und Krankenkasse – auch bei der Rückkehr.

Krankmeldung beim Arbeitgeber: Was das Gesetz verlangt

Die Pflichten rund um die Krankmeldung beim Arbeitgeber regelt § 5 EntgFG. Das Gesetz unterscheidet zwei Pflichten, die im Alltag häufig vermischt werden: die Anzeigepflicht und die Nachweispflicht. Wer beides sauber trennt, versteht die Fristen automatisch. Die Regeln gelten übrigens für alle Arbeitnehmer – unabhängig von Betriebsgröße, Branche und wöchentlicher Stundenzahl: Auszubildende, Teilzeitkräfte und Minijobber haben dieselben Anzeige- und Nachweispflichten wie Vollzeitbeschäftigte.

Die Anzeigepflicht (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EntgFG) verlangt, dass Sie dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. „Unverzüglich“ bedeutet juristisch: ohne schuldhaftes Zögern. In der Praxis heißt das: Sie melden sich am ersten Tag Ihrer Erkrankung, idealerweise vor dem regulären Arbeitsbeginn. Einen genauen Genesungstermin müssen Sie nicht nennen können – eine realistische Einschätzung der voraussichtlichen Dauer, etwa „voraussichtlich bis Ende der Woche“, genügt dem Gesetz.

Die Nachweispflicht (§ 5 Abs. 1 Satz 2 EntgFG) betrifft die ärztliche Bescheinigung: Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, müssen Sie ein Attest vorlegen – spätestens an dem Arbeitstag, der auf den dritten Kalendertag folgt. Wörtlich heißt es im Gesetz:

„Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, hat der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen.“

Den vollständigen Paragraphen mit allen Details zu Anzeige- und Nachweispflichten, zur eAU und zu den Auslandsregeln können Sie im Original unter § 5 EntgFG auf gesetze-im-internet.de nachlesen.

Fristen im Überblick: Anzeige sofort, Attest ab dem vierten Kalendertag

Die gesetzlichen Fristen lassen sich auf wenige Eckpunkte verdichten. Entscheidend ist die bereits erwähnte Unterscheidung zwischen der sofortigen Anzeige der Erkrankung und dem später fälligen ärztlichen Nachweis. Die folgende Tabelle fasst alle wichtigen Fristen und ihre Rechtsgrundlagen zusammen.

Zwei Punkte aus der Tabelle verdienen besondere Aufmerksamkeit. Erstens ist der Arbeitgeber nicht an die Drei-Tage-Frist gebunden: Er darf die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung schon früher verlangen, etwa ab dem ersten Krankheitstag. Viele Arbeits- und Tarifverträge enthalten entsprechende Klauseln – ein Blick in den eigenen Vertrag lohnt sich daher. Zweitens gilt: Endet die bescheinigte Arbeitsunfähigkeit, ohne dass Sie wieder arbeitsfähig sind, brauchen Sie eine neue ärztliche Bescheinigung. Eine bloße telefonische Mitteilung reicht für die Verlängerung nicht aus.

Nachweispflicht und eAU: Wie die elektronische Krankschreibung funktioniert

Seit dem 1. Januar 2023 läuft der Krankheitsnachweis für gesetzlich Versicherte weitgehend papierlos. Das Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, funktioniert in drei Schritten:

• Arztbesuch: Der Arzt stellt die Arbeitsunfähigkeit fest und übermittelt die Daten elektronisch an Ihre Krankenkasse. Einen Papiernachweis für den Arbeitgeber erhalten Sie in der Regel nicht mehr; auf Wunsch gibt die Praxis einen Ausdruck für Ihre eigenen Unterlagen aus.
• Meldung an den Arbeitgeber: Die eAU ersetzt nicht Ihre Anzeigepflicht. Sie müssen sich weiterhin selbst beim Arbeitgeber krankmelden und die voraussichtliche Dauer nennen – denn die Krankenkasse informiert Ihren Arbeitgeber nicht automatisch über Ihre Erkrankung.
• Abruf durch den Arbeitgeber: Der Arbeitgeber ruft die Bescheinigung elektronisch bei der Krankenkasse ab. Dazu ist er seit 2023 verpflichtet; Sie müssen ihm keinen Schein mehr vorlegen.

Für Sie als Beschäftigten ändert sich damit weniger, als oft angenommen wird: Der Arztbesuch bleibt Pflicht, sobald die gesetzliche Frist greift oder der Arbeitgeber ein Attest verlangt, und die erste Meldung am Krankheitstag übernimmt weiterhin niemand für Sie. Lediglich der gelbe Zettel für den Arbeitgeber entfällt bei Kassenpatienten.

Praxistipp: Fragen Sie beim Arztbesuch kurz nach, ob die elektronische Übermittlung an Ihre Krankenkasse tatsächlich erfolgt ist. Klappt der Versand aus technischen Gründen ausnahmsweise nicht, stellt die Praxis auf Nachfrage einen Ausdruck aus. Informieren Sie in diesem Fall Ihren Arbeitgeber, damit dessen elektronischer Abruf nicht ins Leere läuft, und klären Sie, ob der Papiernachweis vorläufig vorgelegt werden soll.

Neben dem Standardverfahren sieht § 5 Abs. 1a EntgFG zwei Ausnahmen vor, in denen weiterhin ein Papierattest beim Arbeitgeber nötig ist:

• Minijob in einem Privathaushalt: Für Beschäftigte in geringfügiger Beschäftigung in Privathaushalten (§ 8a SGB IV) gilt die eAU-Regelung nicht. Sie müssen die ärztliche Bescheinigung weiterhin selbst beim Arbeitgeber vorlegen.
• Feststellung durch einen Arzt ohne Kassenzulassung: Wird die Arbeitsunfähigkeit von einem Arzt festgestellt, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt – etwa einem reinen Privatarzt –, bleibt ebenfalls die klassische Vorlagepflicht bestehen.

Auch privat Versicherte gehören nicht zum eAU-System, weil sie nicht Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse sind. Sie reichen ihre Bescheinigung weiterhin direkt beim Arbeitgeber ein. Im Zweifel klärt ein kurzer Anruf bei der Personalabteilung, welcher Nachweis im konkreten Fall erwartet wird.

Zulässige Meldewege: So melden Sie sich richtig krank

Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg für die Krankmeldung vor – entscheidend ist allein, dass Ihre Mitteilung den Arbeitgeber tatsächlich erreicht. Viele Betriebe legen den gewünschten Weg verbindlich fest; diese Vorgaben aus Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Intranet haben Vorrang vor der allgemeinen Praxis. Die folgende Checkliste hilft bei der Wahl des richtigen Kanals:

• Telefon: Der Anruf beim Vorgesetzten oder der Personalabteilung ist der sicherste Weg, weil die Meldung unmittelbar ankommt und Rückfragen direkt geklärt werden können.
• Persönlich: Bei Schichtdienst oder in kleineren Betrieben kann die persönliche Meldung vor Arbeitsbeginn sinnvoll sein.
• E-Mail: Zulässig und gut dokumentierbar, sofern im Betrieb üblich oder ausdrücklich erlaubt. Achten Sie auf eine Empfangsbestätigung, besonders außerhalb der Geschäftszeiten.
• SMS oder Messenger: Nur verwenden, wenn der Arbeitgeber diesen Weg ausdrücklich akzeptiert. Im Streitfall müssen Sie nachweisen können, dass die Nachricht angekommen ist.
• HR-Portal oder Zeiterfassungstool: Wo digitale Systeme eingeführt sind, ist die Krankmeldung dort meist der verbindliche Weg – ergänzend empfiehlt sich dennoch ein kurzer Anruf.

Unabhängig vom Kanal gilt: Nennen Sie bei der Meldung Ihren Namen, die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer. Halten Sie außerdem fest, wann Sie wen erreicht haben – Datum, Uhrzeit und Ansprechpartner genügen. Diese kurze Notiz ist wertvoll, falls später strittig sein sollte, ob die Meldung rechtzeitig erfolgt ist. Ist Ihr direkter Ansprechpartner nicht erreichbar, wenden Sie sich an die Personalabteilung oder die nächsthöhere Führungsebene, statt die Meldung zu verschieben.

Für die Meldung selbst genügen wenige sachliche Sätze. Am Telefon kann das etwa so klingen: „Guten Morgen, hier spricht [Name]. Ich bin heute arbeitsunfähig erkrankt und kann nicht zur Arbeit kommen. Ich rechne damit, voraussichtlich bis Ende der Woche auszufallen, suche heute einen Arzt auf und melde mich, sobald ich Genaueres weiß.“ Mehr braucht es für eine ordnungsgemäße Krankmeldung nicht – die Diagnose gehört nicht dazu.

Krank ohne Attest: Wie lange ist das möglich?

Sie können bis zu drei Kalendertage krank sein, ohne eine ärztliche Bescheinigung vorlegen zu müssen – vorausgesetzt, Ihr Arbeitgeber verlangt das Attest nicht ausdrücklich früher. In dieser Zeit reicht die unverzügliche Anzeige Ihrer Arbeitsunfähigkeit. Kalendertage bedeuten: Wochenenden und Feiertage zählen mit.

Ein Beispiel macht die Zählweise deutlich: Sie erkranken an einem Freitag. Freitag, Samstag und Sonntag sind die ersten drei Kalendertage. Sind Sie am Montag noch immer arbeitsunfähig, dauert die Erkrankung länger als drei Kalendertage – das Attest ist dann spätestens am Montag fällig, dem auf den dritten Kalendertag folgenden Arbeitstag. Erkranken Sie dagegen an einem Montag und sind ab Donnerstag wieder gesund, benötigen Sie gesetzlich gar kein Attest.

Achtung bei Vertragsklauseln: Viele Arbeits- und Tarifverträge verkürzen die Frist und verlangen ein Attest bereits ab dem ersten oder zweiten Krankheitstag. Solche Vereinbarungen sind wirksam, weil § 5 Abs. 1 EntgFG das frühere Verlangen ausdrücklich erlaubt. Prüfen Sie Ihren Vertrag, bevor Sie sich auf die Drei-Tage-Regel verlassen.

Eine praktische Erleichterung gibt es seit einem Beschluss des Gemeinsamen Bundesausschusses: Seit dem 7. Dezember 2023 kann die Arbeitsunfähigkeit bei leichten Erkrankungen wieder telefonisch festgestellt werden – für bis zu fünf Kalendertage. Voraussetzung ist, dass Sie der Praxis bereits bekannt sind und keine schwere Symptomatik vorliegt. Eine telefonische Verlängerung ist nicht möglich; sind Sie nach Ablauf der Frist weiter krank, ist ein persönlicher Arztbesuch erforderlich. Details zur Regelung erläutert die Bundesregierung auf ihrer Website. Ob Ihre Praxis die telefonische Krankschreibung anbietet, entscheidet der Arzt im Einzelfall.

Krankmeldung im Ausland: Zusätzliche Pflichten beachten

Wer im Urlaub oder auf Dienstreise im Ausland erkrankt, muss besondere Regeln beachten. § 5 Abs. 2 EntgFG verlangt in diesem Fall mehr als die übliche Krankmeldung im Inland.

Zunächst müssen Sie dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit, deren voraussichtliche Dauer und Ihre Adresse am Aufenthaltsort in der schnellstmöglichen Art der Übermittlung mitteilen – in der Praxis also telefonisch oder per E-Mail. Bemerkenswert: Die Kosten dieser Mitteilung hat das Gesetz ausdrücklich dem Arbeitgeber zugewiesen. Sind Sie Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse, kommt eine zweite Pflicht hinzu: Auch die Krankenkasse muss unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer informiert werden. Dauert die Erkrankung länger als zunächst angezeigt, müssen Sie der Kasse die Fortdauer erneut mitteilen.

Die elektronische Krankschreibung funktioniert im Ausland nicht, weil ausländische Ärzte nicht an das deutsche eAU-Verfahren angeschlossen sind. Lassen Sie sich die Arbeitsunfähigkeit daher vom behandelnden Arzt vor Ort schriftlich bescheinigen und leiten Sie die Bescheinigung an Arbeitgeber und Krankenkasse weiter – auf dem schnellsten Weg, nötigenfalls zunächst als Foto oder Scan per E-Mail.

Häufig vergessen wird die Rückkehrpflicht: Kehren Sie während Ihrer Erkrankung ins Inland zurück, müssen Sie Arbeitgeber und Krankenkasse Ihre Rückkehr unverzüglich anzeigen. Wer diese Meldung unterlässt, verletzt seine gesetzlichen Pflichten – selbst dann, wenn die ursprüngliche Krankmeldung korrekt erfolgt ist.

Verspätete oder fehlende Krankmeldung: Diese Folgen drohen

Wer sich zu spät oder gar nicht krankmeldet, verletzt seine vertraglichen Nebenpflichten und die gesetzlichen Pflichten aus § 5 EntgFG. Die möglichen Konsequenzen staffeln sich nach Schwere und Häufigkeit des Verstoßes.

Ein einmaliges, kurzes Versäumnis führt in der Praxis meist zu einer Ermahnung oder Abmahnung. Die Abmahnung dokumentiert den Verstoß und hat Warnfunktion: Wiederholt sich das Verhalten, kann eine verhaltensbedingte Kündigung folgen. Melden Sie sich überhaupt nicht, gilt das als unentschuldigtes Fehlen – ein deutlich schwerwiegenderer Verstoß, der je nach Umständen schon beim ersten Mal ernste arbeitsrechtliche Folgen haben kann.

Erhalten Sie tatsächlich eine Abmahnung, müssen Sie diese nicht unkommentiert hinnehmen: Sie können eine schriftliche Gegendarstellung verfassen und verlangen, dass sie zu Ihrer Personalakte genommen wird. So bleibt Ihre Sicht der Dinge dokumentiert, falls der Vorgang später arbeitsrechtlich noch einmal Bedeutung erlangt.

Auch finanziell kann ein Verstoß teuer werden. Legen Sie die ärztliche Bescheinigung nicht rechtzeitig vor, kann der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung zurückhalten, bis Sie den Nachweis nachholen. Der Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall von bis zu sechs Wochen (§ 3 EntgFG) bleibt grundsätzlich bestehen – er setzt aber voraus, dass Sie Ihre Anzeige- und Nachweispflichten ordnungsgemäß erfüllen. Wie sich eine längere Krankheitsphase auf Ihr Einkommen auswirkt, können Sie mit unserem Gehaltsrechner überschlagen. Beachten Sie außerdem die gesetzliche Wartezeit: Der Anspruch entsteht erst, wenn das Arbeitsverhältnis bereits vier Wochen ununterbrochen besteht (§ 3 Abs. 3 EntgFG). Erkranken Sie in den ersten Wochen eines neuen Jobs, springt bei gesetzlich Versicherten in der Regel die Krankenkasse mit Krankengeld ein – Ihre Meldepflichten gegenüber dem Arbeitgeber gelten aber von Tag eins an.

Wer die Fristen kennt, sich am ersten Krankheitstag meldet und den Attestnachweis im Blick behält, hat arbeitsrechtlich nichts zu befürchten. Dokumentieren Sie Ihre Meldung zusätzlich kurz schriftlich, sind Sie auch für den Streitfall gewappnet.

Muss ich meinem Arbeitgeber die Diagnose nennen?

Nein. Zur Krankmeldung gehört die Arbeitsunfähigkeit samt ihrer voraussichtlichen Dauer – nicht der Grund. Sie sind weder am Telefon noch später verpflichtet, dem Arbeitgeber oder Kollegen mitzuteilen, woran Sie erkrankt sind. Auch auf Nachfrage müssen Sie die Diagnose nicht offenlegen.

Dieser Schutz hat ein klares System: Die Diagnose unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht. Auf der Bescheinigung, die der Arbeitgeber erhält beziehungsweise über die eAU elektronisch abruft, steht deshalb bewusst kein Krankheitsgrund – der Diagnoseschlüssel wird ausschließlich an die Krankenkasse übermittelt.

Freiwillig dürfen Sie selbstverständlich über Ihre Erkrankung sprechen. In manchen Fällen kann Offenheit sinnvoll sein, etwa wenn der Arbeitgeber Ihre Rückkehr planen oder den Arbeitsplatz anpassen soll. Die Entscheidung liegt aber allein bei Ihnen, und der Arbeitgeber darf weder die Krankmeldung noch die Entgeltfortzahlung von einer Diagnose-Offenlegung abhängig machen.

Häufige Fragen zur Krankmeldung beim Arbeitgeber

Wie lange kann ich krank sein, ohne ein Attest vorzulegen?

Gesetzlich bis zu drei Kalendertage, sofern Ihr Arbeitgeber das Attest nicht früher verlangt. Ab dem vierten Kalendertag – genauer: ab dem auf den dritten Kalendertag folgenden Arbeitstag – ist die ärztliche Bescheinigung Pflicht. Prüfen Sie Ihren Arbeits- oder Tarifvertrag: Viele Verträge verlangen das Attest bereits ab dem ersten oder zweiten Tag.

Muss ich meinem Arbeitgeber sagen, was ich habe?

Nein. Sie müssen nur mitteilen, dass Sie arbeitsunfähig sind und wie lange das voraussichtlich dauert. Die Diagnose bleibt Ihre Privatsache und unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht; der Arbeitgeber erhält sie weder in Papierform noch über die eAU.

Wie melde ich mich im Urlaub oder im Ausland krank?

Erkranken Sie im Ausland, müssen Sie dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit, deren voraussichtliche Dauer und Ihre Adresse am Aufenthaltsort schnellstmöglich mitteilen; die Kosten der Mitteilung trägt der Arbeitgeber. Gesetzlich Versicherte informieren zusätzlich unverzüglich die Krankenkasse. Da die eAU im Ausland nicht greift, lassen Sie sich eine schriftliche Bescheinigung ausstellen und übermitteln diese selbst. Nach Ihrer Rückkehr ins Inland melden Sie dies Arbeitgeber und Krankenkasse unverzüglich. Erkranken Sie während des Urlaubs, werden Ihnen die ärztlich bescheinigten Krankheitstage übrigens nicht auf den Jahresurlaub angerechnet (§ 9 Bundesurlaubsgesetz).

Was passiert, wenn ich mich zu spät krankmelde?

Eine verspätete Krankmeldung ist ein Pflichtverstoß, der mit einer Abmahnung geahndet werden kann. Wiederholt sich das Verhalten, ist eine verhaltensbedingte Kündigung möglich. Zusätzlich kann der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung zurückhalten, bis Sie Ihre Nachweispflichten erfüllen. Was das für Ihr Nettogehalt konkret bedeutet, können Sie mit unserem Brutto-Netto-Rechner berechnen. Melden Sie sich daher grundsätzlich am ersten Krankheitstag und halten Sie Ihre Meldung kurz schriftlich fest.