Gehalt als Verwaltungsfachangestellte: Verdienst nach TVöD und Erfahrung

Das Gehalt von Verwaltungsfachangestellten lässt sich am verlässlichsten über den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) beantworten. Wer die Ausbildung abgeschlossen hat, wird in Kommunalverwaltungen typischerweise in die Entgeltgruppen E5 oder E6 eingruppiert und startet in Stufe 1 mit rund 2.900 bis 3.100 Euro brutto im Monat (Richtwerte, abhängig vom Stand der jeweils aktuellen Entgelttabelle). Mit Berufserfahrung steigt das Entgelt über die Stufen automatisch an; ohne Zusatzqualifikation ist dabei E9a die übliche Obergrenze, und über Aufstiegswege wie den Angestelltenlehrgang II sind später auch höhere Entgeltgruppen ab E9b erreichbar. Dieser Artikel zeigt die Werte der TVöD-VKA-Entgelttabelle, erklärt die Unterschiede zwischen Bund, Ländern und Kommunen und ordnet Aufstiegschancen sowie die häufig gestellte Verbeamtungsfrage ein.

Das Wichtigste in Kürze

• Während der Ausbildung erhalten Verwaltungsfachangestellte nach dem TVAöD eine tariflich geregelte Vergütung, die je nach Ausbildungsjahr gestaffelt ist und mit jeder Tarifrunde angepasst wird; die aktuellen Beträge sollten in der jeweils gültigen Tariftabelle oder beim Ausbildungsbetrieb geprüft werden.
• Nach der Ausbildung erfolgt der Einstieg meist in Entgeltgruppe E5 oder E6, Stufe 1 – das entspricht nach den recherchierten Quellen Richtwerten von etwa 2.900 bis 3.100 Euro brutto monatlich.
• Mit mehreren Jahren Berufserfahrung steigen Beschäftigte automatisch in höhere Erfahrungsstufen auf; mit anspruchsvolleren Aufgaben sind Entgeltgruppen bis E8 oder E9a realistisch, darüber hinaus meist nur mit Aufstiegsfortbildung.
• Die TVöD-VKA-Entgelttabelle wird mit jeder Tarifrunde aktualisiert; die jeweils aktuellen Werte und Gültigkeitszeiträume sollten in der verlinkten Originaltabelle geprüft werden.
• Eine Verbeamtung ist aus dem Angestelltenverhältnis heraus nicht automatisch möglich; sie setzt gesonderte Zugangswege voraus, die je nach Bundesland unterschiedlich geregelt sind.

Was verdient man als Verwaltungsfachangestellte?

Verwaltungsfachangestellte im öffentlichen Dienst werden nach Tarif bezahlt. Das macht das Gehalt transparent und planbar: Die Höhe hängt nicht von individuellen Verhandlungen ab, sondern von der Entgeltgruppe und der Erfahrungsstufe. Berufseinsteiger starten nach der Ausbildung in der Regel in den Entgeltgruppen E5 oder E6, jeweils in Stufe 1. Nach den recherchierten Quellen liegt das monatliche Bruttoentgelt damit je nach Tabellenstand und Quelle bei etwa 2.900 bis 3.100 Euro; die genannten Werte sind als Richtwerte zu verstehen, da sie sich mit jeder Tarifrunde verändern.

Wer über mehrere Jahre Berufserfahrung verfügt, erreicht durch den automatischen Stufenaufstieg deutlich höhere Werte. In Entgeltgruppe E6 steigt das Monatsentgelt von Stufe 1 bis Stufe 6 um mehrere hundert Euro. Zusätzlich erhalten Beschäftigte im öffentlichen Dienst eine Jahressonderzahlung, deren Höhe von der Entgeltgruppe abhängt. Auch die Zusatzversorgung für die betriebliche Altersvorsorge ist Teil des Gesamtpakets und sollte bei der Bewertung des Verdienstes mitberücksichtigt werden.

Für die Praxis heißt das: Anders als in der freien Wirtschaft gibt es keine Gehaltsverhandlung beim Berufseinstieg. Entscheidend ist, welche Aufgaben auf der Stellenausschreibung beschrieben werden, denn daraus ergibt sich die Bewertung und damit die Entgeltgruppe. Bewerberinnen und Bewerber sollten deshalb die Tätigkeitsbeschreibung in der Ausschreibung aufmerksam lesen – sie ist die verbindliche Grundlage für das spätere Einstiegsgehalt.

TVöD-VKA-Entgelttabelle für Verwaltungsfachangestellte

Die verbindliche Grundlage für das Gehalt in Kommunalverwaltungen ist die Entgelttabelle des TVöD für den Bereich VKA, die mit jeder Tarifrunde aktualisiert wird. Die folgende Übersicht zeigt die für Verwaltungsfachangestellte einschlägigen Entgeltgruppen mit den Erfahrungsstufen 1 bis 6 (Monatsbrutto in Euro, Richtwerte; die exakten und tagesaktuellen Beträge sowie den aktuellen Gültigkeitszeitraum finden Sie in der Quelle: oeffentlicher-dienst.info – TVöD-VKA-Entgelttabelle):

Hinweis: Die genannten Tabellenwerte sind Richtwerte und können je nach Quelle und Tabellenstand abweichen; recherchierte Vergleichsquellen nennen für den Einstieg in E5 teils niedrigere Werte von rund 2.485 bis 3.100 Euro. Für die exakten, tagesaktuellen Beträge empfiehlt sich daher ein Blick in die verlinkte Originaltabelle, die zudem einen Entgeltrechner für individuelle Konstellationen (Teilzeit, Zulagen, Steuerklasse) anbietet. Wichtig zu wissen: Die Entgeltgruppe ergibt sich aus den tatsächlich übertragenen Aufgaben, nicht aus der Ausbildung allein. Wer dauerhaft anspruchsvollere Tätigkeiten übernimmt, kann eine Höhergruppierung beantragen.

Entscheidend ist außerdem das Tätigkeitsmerkmal in der Entgeltordnung VKA zum TVöD (dbb Lesefassung): Für die Gruppe E9a muss beispielsweise neben der Qualifikation ein bestimmter Anteil schwieriger Tätigkeiten dauerhaft ausgeübt werden. Wer seine Stellenbeschreibung regelmäßig mit den Merkmalen der Entgeltordnung abgleicht, erkennt frühzeitig, ob und wann sich ein Höhergruppierungsantrag lohnt.

Gehalt nach Erfahrung und Entgeltgruppe

Der Verdienst von Verwaltungsfachangestellten entwickelt sich auf zwei Wegen: über die Erfahrungsstufen innerhalb einer Entgeltgruppe und über den Wechsel in eine höhere Entgeltgruppe. Der Stufenaufstieg erfolgt automatisch nach festgelegten Beschäftigungszeiten. Von Stufe 1 in Stufe 2 geht es nach einem Jahr, in Stufe 3 nach zwei weiteren Jahren. Die höheren Stufen 4 bis 6 erfordern längere Zeiträume, sodass die volle Entwicklung innerhalb einer Entgeltgruppe rund 15 Jahre umfassen kann.

Praktisch bedeutet das: Eine Verwaltungsfachangestellte, die in E6 Stufe 1 mit rund 3.000 bis 3.200 Euro brutto einsteigt (Richtwerte je nach Tabellenstand), erreicht allein durch die Stufenentwicklung nach einigen Jahren deutlich höhere Werte – ohne dass sich an den Aufgaben etwas ändern muss. Der zweite Hebel ist die Höhergruppierung: Wer Aufgaben mit höherer Verantwortung übernimmt, etwa in der Personalsachbearbeitung mit komplexen Fallkonstellationen oder in der Haushaltsverwaltung, kann in E7, E8 oder E9a aufsteigen. Damit sind Monatsbruttogehälter von über 4.000 Euro in mittleren Stufen und bis zu 4.980 Euro in der höchsten Stufe der Gruppe E9a erreichbar; mit Aufstiegsfortbildung sind in E9c bis zu 5.528 Euro möglich (Richtwerte).

Eine Beispielrechnung verdeutlicht die Progression: Wer in E6 Stufe 1 einsteigt, durchläuft bis Stufe 6 alle Stufen dieser Gruppe und verdient dann rund ein Fünftel mehr als beim Einstieg – allein durch die Betriebszugehörigkeit, noch ohne Tariferhöhungen. Zieht man die regelmäßigen Tarifrunden hinzu, entsteht über eine Berufslaufbahn eine stetig wachsende, gut kalkulierbare Einkommensentwicklung. Das unterscheidet den öffentlichen Dienst deutlich von vielen Branchen der Privatwirtschaft, in denen Gehaltssprünge fast nur über Jobwechsel oder Verhandlungen möglich sind.

Unterschiede zwischen Bund, Ländern und Kommunen

Verwaltungsfachangestellte arbeiten bei Kommunen, bei Landesbehörden und bei Bundesbehörden. Je nach Arbeitgeberebene gelten unterschiedliche Tarifverträge, was sich besonders bei der Ausbildungsvergütung bemerkbar macht:

Nach dem TVAöD steigt die Ausbildungsvergütung im Verlauf der Ausbildung mit jedem Ausbildungsjahr an und wird mit jeder Tarifrunde angehoben. Die konkreten monatlichen Beträge hängen vom jeweils gültigen Tabellenstand ab und sollten in der aktuellen Tariftabelle oder beim Ausbildungsbetrieb geprüft werden. Die Länder regeln die Vergütung teils in eigenen Tarifverträgen; die Werte liegen in einer ähnlichen Spanne, können aber je nach Bundesland und Jahr abweichen. Wer sich zwischen Bewerbungen bei Bund, Land oder Kommune entscheidet, sollte die jeweils aktuellen Ausbildungsvergütungen direkt beim Arbeitgeber prüfen.

Nach der Ausbildung gleichen sich die Unterschiede stärker an: In Kommunen gilt der TVöD-VKA, bei Bundesbehörden der TVöD-Bund, dessen Entgelttabelle nahezu identische Werte enthält. In Landesverwaltungen gilt der Tarifvertrag der Länder (TV-L), dessen Tabellenwerte in den unteren und mittleren Entgeltgruppen ebenfalls in einer vergleichbaren Größenordnung liegen. Die Entscheidung für eine Arbeitgeberebene sollte daher weniger vom Einstiegsgehalt abhängen als von den Aufgaben, der Region und den Entwicklungsmöglichkeiten.

Für die konkrete Berufsentscheidung lohnt ein Blick auf weitere Faktoren jenseits des Tabellenentgelts: Die Jahressonderzahlung fällt je nach Tarifvertrag und Entgeltgruppe unterschiedlich hoch aus, und einzelne Arbeitgeber bieten zusätzliche Zulagen oder vermögenswirksame Anlagen an. Auch die Höhe der Lebenshaltungskosten in der Region beeinflusst, wie attraktiv ein bestimmtes Bruttogehalt real ist. Wer Angebote vergleicht, sollte daher stets das Gesamtpaket aus Grundgehalt, Sonderzahlungen, Zusatzversorgung und regionalen Bedingungen betrachten.

Aufgaben und Voraussetzungen im Beruf

Verwaltungsfachangestellte übernehmen kaufmännische und organisatorische Tätigkeiten in Behörden und öffentlichen Betrieben. In der Personalverwaltung führen sie Personalakten, berechnen Gehälter und bearbeiten Anträge. In der allgemeinen Verwaltung erstellen sie Gebührenbescheide, bearbeiten Förderanträge, wirken an Haushaltsplänen mit oder betreuen Bürger in Bürgerämtern. Je nach Fachrichtung kommen Aufgaben in der Kommunalverwaltung, der Landesverwaltung, der Bundesverwaltung oder bei Kammern und Handwerksorganisationen hinzu.

Die Vielfalt der Einsatzbereiche ist ein Merkmal dieses Berufs: Einige Verwaltungsfachangestellte arbeiten im Steuer- und Finanzwesen, andere in der Ordnungsverwaltung, in Sozialämtern oder in der Liegenschaftsverwaltung. Genau diese Tätigkeitsvielfalt erklärt auch die Bandbreite bei der Eingruppierung – je anspruchsvoller und verantwortungsvoller die übertragenen Aufgaben, desto höher die mögliche Entgeltgruppe. In größeren Verwaltungen besteht zudem die Möglichkeit, sich im Laufe der Karriere auf ein Fachgebiet zu spezialisieren und dort tiefes Expertenwissen aufzubauen, das bei Höhergruppierungen berücksichtigt wird.

Als schulische Voraussetzung für die Ausbildung wird in der Regel mindestens der mittlere Schulabschluss (mittlere Reife, Realschulabschluss oder ein gleichwertiger Abschluss) erwartet. Fachlich hilfreich sind Interesse an Büro- und Verwaltungstätigkeiten, sorgfältiges Arbeiten mit Rechtsvorschriften sowie die Fähigkeit, sowohl im Team als auch selbstständig Aufgaben zu erledigen. Der Ausbildungsberuf ist nach dem Berufsbildungsgesetz (BBiG) staatlich anerkannt und dem Berufsfeld Wirtschaft und Verwaltung zugeordnet.

Ausbildungsweg und Ausbildungsgehalt

Die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten dauert drei Jahre und verläuft dual: Theoriephasen an der Verwaltungsschule oder Berufsschule wechseln sich mit Praxisphasen in der Behörde ab. In den Praxisphasen durchlaufen Auszubildende typischerweise Bereiche wie Poststelle, Registratur, Personalwesen und Haushalt, bevor sie in der allgemeinen Verwaltung Fachaufgaben übernehmen.

Die Vergütung während der Ausbildung ist tariflich geregelt. Nach dem TVAöD ist sie je nach Ausbildungsjahr gestaffelt und wird mit jeder Tarifrunde angepasst; die konkreten Beträge hängen vom jeweils gültigen Tabellenstand ab und sollten in der aktuellen Tariftabelle oder beim Ausbildungsbetrieb geprüft werden. In Kommunen und Ländern liegen die Werte in einer ähnlichen Größenordnung. Damit gehört die Ausbildung zu den besser vergüteten Ausbildungsgängen im öffentlichen Dienst – ein Argument, das bei der Berufswahl neben der hohen Übernahmequote und der langfristigen Jobsicherheit ins Gewicht fällt.

Praktisch relevant ist zudem, dass zur Ausbildungsvergütung häufig weitere Leistungen hinzukommen: eine Jahressonderzahlung, deren Höhe je nach Tarifvertrag und Entgeltgruppe gestaffelt ist, sowie vermögenswirksame Leistungen. Wer die Ausbildung mit guten Leistungen abschließt, hat außerdem gute Aussichten auf eine unbefristete Übernahme – und damit auf den direkten Einstieg in die tariflich geregelte Gehaltsstruktur.

Aufstieg und Zukunftsaussichten

Wer nach der Ausbildung mehr erreichen will, findet im öffentlichen Dienst strukturierte Aufstiegswege. Mit der Ausbildung allein ist in der Regel bei E9a Schluss – sie gilt als Decke des mittleren Dienstes. Der klassische Pfad darüber hinaus führt über den Angestelltenlehrgang II (Verwaltungsfachwirt), der berufsbegleitend absolviert wird und den Weg in die höheren Entgeltgruppen ab E9b bis E11 oder E12 öffnet. Diese Weiterbildungen werden von den Verwaltungsschulen der Länder und von überregionalen Bildungseinrichtungen angeboten und in einschlägigen Ausbildungsbroschüren der Verwaltungsschulen beschrieben.

Viele Arbeitgeber im öffentlichen Dienst unterstützen diese Qualifizierungen aktiv, etwa durch Freistellungen oder die Übernahme von Lehrgangsgebühren. Wer frühzeitig mit dem Personalrat oder der Personalstelle über Aufstiegsziele spricht, kann die Weiterbildung gezielt in die Karriereplanung einbinden und sich für Stellen mit höherer Bewertung qualifizieren, sobald diese ausgeschrieben werden. Das ist häufig der schnellste Weg von E6 oder E7 in den Bereich E9a und darüber hinaus, in dem Monatsbruttogehälter von über 4.000 Euro zur Regel werden.

Die Zukunftsaussichten des Berufs gelten als stabil. Verwaltungen haben auch in digitalisierten Abläufen weiterhin Bedarf an Fachkräften, die Rechtsvorschriften anwenden, Bürger beraten und Verwaltungsprozesse gestalten. Die demografische Entwicklung im öffentlichen Dienst sorgt zusätzlich für Nachfolgebedarf. Wer früh mit der Ausbildung beginnt und die Aufstiegsangebote nutzt, kann innerhalb von zehn bis fünfzehn Jahren von einem Einstiegsgehalt um 3.000 Euro auf Werte von 4.500 Euro und mehr kommen – tariflich abgesichert und ohne Verhandlungsrisiko.

Häufige Fragen zum Gehalt als Verwaltungsfachangestellte

Wie viel verdient man als Verwaltungsfachangestellte am Anfang?

Nach der Ausbildung erfolgt der Einstieg in Kommunalverwaltungen meist in Entgeltgruppe E5 oder E6, Stufe 1. Das entspricht je nach Tabellenstand und Quelle etwa 2.900 bis 3.100 Euro brutto im Monat (Richtwerte), zuzüglich Jahressonderzahlung. Die exakten Beträge sollten in der aktuellen TVöD-VKA-Entgelttabelle geprüft werden.

Wie hoch ist das Ausbildungsgehalt?

Nach dem TVAöD ist die Ausbildungsvergütung je nach Ausbildungsjahr gestaffelt und wird mit jeder Tarifrunde angehoben; die aktuellen Beträge hängen vom gültigen Tabellenstand ab. In Ländern und Kommunen liegen die Werte in einer vergleichbaren Größenordnung, können aber je nach Tarifvertrag und Jahr abweichen. Zum Vergleich: Auch das OTA-Gehalt und das Gehalt als Pflegefachkraft beginnen bereits in der Ausbildung mit tariflich geregelten Vergütungen, liegen im Einstieg jedoch in anderen Größenordnungen.

In welche Entgeltgruppe wird man eingruppiert?

Die Eingruppierung richtet sich nach den tatsächlich übertragenen Aufgaben. Berufseinsteiger starten typischerweise in E5 oder E6. Mit anspruchsvolleren Aufgaben und entsprechender Qualifikation sind E7, E8 oder E9a erreichbar – E9a gilt dabei als Obergrenze des mittleren Dienstes ohne Aufstiegsfortbildung. Die Erfahrungsstufe innerhalb der Gruppe steigt mit der Beschäftigungsdauer automatisch an.

Wie kann man als Verwaltungsfachangestellte aufsteigen?

Der wichtigste Aufstiegsweg ist der Angestelltenlehrgang II (Verwaltungsfachwirt). Diese Qualifikation öffnet den Weg in die Entgeltgruppen ab E9b bis hin zu E11 oder E12. Zusätzlich kann eine Höhergruppierung beantragt werden, wenn dauerhaft höherwertige Aufgaben übertragen werden.

Kann man als Verwaltungsfachangestellte verbeamtet werden?

Aus dem Angestelltenverhältnis heraus erfolgt keine automatische Verbeamtung. Eine Verbeamtung setzt grundsätzlich gesonderte Zugangswege voraus, etwa ein Studium für die Laufbahngruppe 2 oder landesspezifische Aufstiegsstudiengänge. Einzelne Bundesländer bieten solche Aufstiegsmöglichkeiten an; die Voraussetzungen unterscheiden sich jedoch von Land zu Land. Wer eine Verbeamtung anstrebt, sollte die Regelungen des jeweiligen Landes frühzeitig prüfen und die entsprechenden Bildungswege einplanen.

Lohnt sich der Beruf finanziell?

Das Einstiegsgehalt von rund 2.900 bis 3.100 Euro brutto (Richtwerte je nach Tabellenstand) liegt über dem Niveau vieler vergleichbarer Ausbildungsberufe und ist etwa mit dem Gehalt als Fachinformatiker in den ersten Berufsjahren vergleichbar. Durch den automatischen Stufenaufstieg, die Jahressonderzahlung und die Zusatzversorgung entwickelt sich der Verdienst planbar. Wer Aufstiegswege nutzt, erreicht mittelfristig Monatsgehälter von über 4.000 Euro – bei hoher Arbeitsplatzsicherheit und ohne individuelle Gehaltsverhandlungen.