EventHai: Wie eine digitale Plattform die Organisation von Veranstaltungen vereinfacht

Eine Firmenfeier für 150 Mitarbeiter, eine Hochzeit mit mehreren Dienstleistern oder ein Sommerfest, bei dem vom Catering bis zur Veranstaltungstechnik alles zusammenpassen muss: Je größer die Veranstaltung, desto aufwendiger wird häufig ihre Organisation. Angebote kommen in unterschiedlichen Formaten, Preise lassen sich kaum vergleichen und wichtige Absprachen verteilen sich auf zahlreiche E-Mails und Telefonate. Genau hier setzt EventHai an. Die digitale Eventplattform aus Nidderau bündelt die Organisation von Veranstaltungen und bringt Auftraggeber mit passenden Dienstleistern zusammen. Dahinter steht ein Konzept, das aus der praktischen Erfahrung im Eventgeschäft entstanden ist und die Planung von privaten Feiern ebenso erleichtern soll wie die Durchführung größerer Firmenveranstaltungen.

Von der Eventagentur zur digitalen Planungsplattform

Wer eine Veranstaltung organisiert, muss häufig Entscheidungen treffen, bevor die tatsächlichen Kosten feststehen. Wie teuer wird das Catering? Welche Technik ist für die Location erforderlich? Und lässt sich das Budget noch einhalten, wenn zusätzliche Leistungen dazukommen? Solche Fragen kennt das Team hinter EventHai aus eigener Erfahrung. Die Idee zur Plattform entstand aus der Arbeit einer Eventagentur und eines Catering-Unternehmens, die bei der Organisation von Veranstaltungen immer wieder auf ähnliche Schwierigkeiten stießen.

Aus diesen Erfahrungen entwickelte die Dornoff Event GmbH eine erstklassige Event-Management-Plattform, auf der Veranstalter ihren Bedarf erfassen, Angebote verschiedener Dienstleister vergleichen und Buchungen zentral koordinieren können. Statt für jede Leistung einen eigenen Recherche- und Abstimmungsprozess zu beginnen, laufen die wesentlichen Schritte an einem Ort zusammen. Dabei bleibt die Planung flexibel: Auftraggeber können einzelne Leistungen auswählen und unterschiedliche Anbieter miteinander kombinieren.

Das Unternehmen hat seinen Sitz im hessischen Nidderau und wird von Geschäftsführer Michele Dornoff geleitet. Die Dornoff Event GmbH wurde im November 2023 gegründet und verbindet mit EventHai die klassische Dienstleistungsvermittlung mit einer digitalen Planungsumgebung.

Die Plattform richtet sich sowohl an Privatpersonen als auch an Unternehmen. Hochzeiten, Geburtstage und Jubiläen gehören ebenso zum Einsatzbereich wie Konferenzen, Produktpräsentationen, Weihnachtsfeiern und Sommerfeste.

Vom ersten Veranstaltungsentwurf zur konkreten Kostenübersicht

Am Anfang steht die Konfiguration der Veranstaltung. Auftraggeber geben den Anlass, den gewünschten Termin und die voraussichtliche Gästezahl an. Anschließend werden die benötigten Leistungen ausgewählt. Ein KI-gestützter Assistent führt durch den Prozess und hilft dabei, die Anforderungen genauer zu erfassen.

Das ist besonders bei größeren Veranstaltungen hilfreich. Schließlich macht es einen erheblichen Unterschied, ob ein Catering-Unternehmen ein gesetztes Dinner für 40 Gäste oder ein Buffet für mehrere Hundert Personen anbieten soll. Auch bei Veranstaltungstechnik, Mobiliar und Personal kommt es auf Details an, die bei einer allgemeinen Anfrage leicht übersehen werden.

Auf Grundlage der Angaben erstellt EventHai zunächst einen unverbindlichen Richtpreis. Dieser orientiert sich an branchenüblichen Preisen und ermöglicht eine erste Einschätzung des finanziellen Rahmens. Ein verbindliches Angebot ist die Kostenschätzung allerdings noch nicht.

Anschließend werden die Anfragen an passende, von EventHai verifizierte Dienstleister weitergeleitet. Diese erstellen individuelle Angebote, die im persönlichen Dashboard des Auftraggebers eingehen. Dort lässt sich auch der weitere Bearbeitungsstand verfolgen.

Eine Besonderheit ist der modulare Aufbau. Wer beispielsweise das Catering eines Anbieters bevorzugt, die Veranstaltungstechnik jedoch bei einem anderen Unternehmen buchen möchte, kann die Leistungen entsprechend zusammenstellen. Ein festes Gesamtpaket ist dafür nicht erforderlich. Die einzelnen Angebote lassen sich nach Leistungsumfang und Preis vergleichen.

Was EventHai für Unternehmen interessant macht

Bei Firmenveranstaltungen steht neben dem eigentlichen Event häufig ein weiterer Aspekt im Mittelpunkt: die interne Organisation. Budgets müssen freigegeben, Rechnungen zugeordnet und Entscheidungen mit mehreren Verantwortlichen abgestimmt werden. Besonders bei Veranstaltungen mit unterschiedlichen Dienstleistern kann daraus ein erheblicher Verwaltungsaufwand entstehen.

EventHai berücksichtigt diese Anforderungen durch die zentrale Erfassung und den modularen Angebotsvergleich. Unternehmen können die Kosten einzelner Leistungsbereiche nachvollziehen und entsprechende Angebote für interne Entscheidungen heranziehen.

Zum Angebot gehören unter anderem Catering, Veranstaltungstechnik, Personal, Dekoration und die Vermittlung von Locations. Auch Dienstleister für Entertainment sowie Foto- und Videoproduktionen können in die Planung einbezogen werden.

Ein weiterer Bestandteil des Geschäftskonzepts ist die persönliche Betreuung. EventHai setzt damit auf eine Kombination aus digitaler Organisation und menschlichen Ansprechpartnern, die bei Fragen und Abstimmungen unterstützen.

Für die geschäftliche Nutzung ist außerdem die Rechnungsabwicklung relevant. Die Plattform übernimmt die Rechnungsstellung und koordiniert die Zahlung. Der Vertrag über die jeweilige Veranstaltungsleistung kommt dabei direkt zwischen dem Auftraggeber und dem ausgewählten Dienstleister zustande.

Ein Netzwerk für Veranstaltungsdienstleister

Auf der anderen Seite der Plattform stehen Unternehmen, die ihre Leistungen für Veranstaltungen anbieten. Für Caterer, Technikdienstleister, Fotografen oder Vermieter von Veranstaltungsequipment eröffnet EventHai einen zusätzlichen Weg zur Kundengewinnung.

Das Unternehmen setzt dabei auf gezielte Anfragen. Dienstleister hinterlegen ihre Leistungskategorien und ihren Einsatzradius. Nach der Verifizierung können sie Anfragen erhalten, die zu ihrem Angebot und ihrem geografischen Tätigkeitsbereich passen.

Die Angebotsabgabe erfolgt über ein eigenes Dashboard. Dort sind relevante Veranstaltungsdaten wie Termin, Gästezahl, gewünschte Leistungen und Budget hinterlegt. Auch Rückfragen und der Bearbeitungsstatus lassen sich über die Plattform verwalten.

Für Dienstleister ist die Registrierung ebenso wie die grundlegende Nutzung kostenlos. Bei erfolgreich vermittelten Aufträgen sieht das Geschäftsmodell eine Provision von zehn Prozent des Netto-Auftragswertes vor. Für Premium-Partner werden gesonderte Konditionen ausgewiesen.

Die Verifizierung der Anbieter spielt dabei eine wichtige Rolle. EventHai prüft nach eigenen Angaben die Geschäftsdokumente seiner Partner, bevor diese für die Vermittlung freigeschaltet werden. Für Auftraggeber soll das die Auswahl geeigneter Unternehmen erleichtern.

Auch einzelne Mietartikel und Büroverpflegung im Blick

Eine vollständige Veranstaltung muss es allerdings nicht immer sein. Manchmal fehlen lediglich zusätzliche Stehtische, eine Kühlmöglichkeit oder eine Hüpfburg für das Sommerfest. Deshalb berücksichtigt EventHai auch Anfragen für einzelne Mietartikel und sogenannte Fun-Module.

Der Auftraggeber kann seinen Bedarf erfassen, ohne dafür ein komplettes Event konfigurieren zu müssen. Passende Vermieter werden anschließend anhand der angefragten Ausstattung und ihres Einsatzgebietes ausgewählt.

Darüber hinaus beschäftigt sich EventHai mit der Verpflegung im Unternehmensalltag. Unter dem Bereich Office Meals und Business Catering stellt die Plattform Konzepte für Mittagessen im Büro, Fingerfood bei Besprechungen und die Bewirtung kleinerer Firmenveranstaltungen vor. Auch flexible Modelle für regelmäßig benötigte Verpflegung sind vorgesehen.

Damit erweitert das Unternehmen sein Konzept über die klassische Eventorganisation hinaus. Wiederkehrende Abstimmungen zwischen Auftraggebern und Dienstleistern sollen über eine gemeinsame digitale Umgebung einfacher werden.

Transparenz als Grundlage der weiteren Entwicklung

EventHai greift ein Problem auf, das bei der Veranstaltungsplanung häufig unterschätzt wird. Der eigentliche Aufwand entsteht oft zwischen den einzelnen Entscheidungen: wenn Angebote verglichen, Anforderungen nachträglich geändert oder mehrere Dienstleister aufeinander abgestimmt werden müssen.

Die Plattform setzt deshalb bereits bei der Anfrage an und führt den Prozess bis zur Buchung in einer zentralen Umgebung weiter. Kostenlose Nutzung für Auftraggeber, modulare Angebote und die Möglichkeit zur persönlichen Betreuung bilden dabei die wesentlichen Bestandteile des Geschäftsmodells.

Ob private Feier oder geschäftliche Veranstaltung: Entscheidend bleibt, dass Leistungsumfang, Budget und Zuständigkeiten frühzeitig geklärt werden. EventHai schafft dafür eine digitale Struktur und verbindet sie mit einem Netzwerk spezialisierter Anbieter. Gerade bei Veranstaltungen, an denen mehrere Unternehmen beteiligt sind, kann dieser Ansatz die Organisation deutlich übersichtlicher machen.