Urlaubsanspruch berechnen: Formel, Beispiele, Verfall

Sie möchten Ihren Urlaubsanspruch berechnen und wissen, wie viele Urlaubstage Ihnen im laufenden Jahr zustehen? Die Antwort liefert das Bundesurlaubsgesetz: Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf mindestens 24 Werktage bezahlten Urlaub pro Jahr – bei einer 6-Tage-Woche. Wer an weniger Tagen pro Woche arbeitet, rechnet diesen Mindestanspruch mit einer einfachen Formel auf die eigene Arbeitswoche um. Dieser Ratgeber erklärt die gesetzliche Grundformel nach § 3 BUrlG, zeigt Rechenbeispiele für die 5-Tage- und die 4-Tage-Woche, erläutert die Zwölftelung bei Eintritt im laufenden Jahr und klärt, wann Urlaub verfällt und welche Hinweispflichten dabei den Arbeitgeber treffen.

Das Wichtigste in Kürze:

• Das gesetzliche Minimum beträgt 24 Werktage Urlaub pro Jahr bei einer 6-Tage-Woche (§ 3 BUrlG).
• Umgerechnet auf eine 5-Tage-Woche ergibt das 20 Urlaubstage, auf eine 4-Tage-Woche 16 Urlaubstage.
• Die Umrechnungsformel lautet: 24 ÷ 6 × tatsächliche Arbeitstage pro Woche.
• Bei Eintritt im laufenden Jahr wird der Anspruch nach § 5 BUrlG gezwölftelt: volle Beschäftigungsmonate ÷ 12 × Jahresurlaub.
• Nicht genommener Urlaub verfällt grundsätzlich zum 31. Dezember, eine Übertragung bis zum 31. März ist nur bei Vorliegen bestimmter Gründe möglich – und nur, wenn der Arbeitgeber ordnungsgemäß hingewiesen hat.

Urlaubsanspruch berechnen: Die gesetzliche Grundformel nach § 3 BUrlG

Die zentrale Vorschrift für die Berechnung des Urlaubsanspruchs ist § 3 des Bundesurlaubsgesetzes. Dort heißt es wörtlich:

„(1) Der Urlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage. (2) Als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind.“

Zwei Punkte aus dieser Norm sind für die Berechnung entscheidend. Erstens: Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage pro Jahr. Zweitens: Als Werktage zählt das Gesetz alle Kalendertage außer Sonn- und Feiertagen – also Montag bis Samstag. Das bedeutet: Die 24 Werktage beziehen sich auf eine Arbeitswoche mit sechs Arbeitstagen. Hier liegt eine häufige Fehlerquelle bei der eigenen Berechnung: Wer „Werktage“ und „Arbeitstage“ gleichsetzt, überschätzt seinen Anspruch. Werktag ist eine gesetzliche Recheneinheit, Arbeitstag der konkrete Tag, an dem Sie tatsächlich in Ihrem Betrieb arbeiten müssen.

Da die meisten Beschäftigungsverhältnisse in Deutschland heute auf einer 5-Tage-Woche beruhen, muss der gesetzliche Wert auf die tatsächliche Arbeitswoche umgerechnet werden. Das Ergebnis ist bekannt: Bei fünf Arbeitstagen pro Woche stehen Ihnen mindestens 20 Urlaubstage im Jahr zu. Vier Wochen vollständige Erholungszeit sind damit das gesetzliche Minimum – Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag können mehr, aber niemals weniger vorsehen. Der gesetzliche Mindesturlaub ist nach § 13 BUrlG unabdingbar: Er kann weder im Arbeitsvertrag noch durch einzelvertragliche Abmachungen zu Ihrem Nachteil unterschritten oder abgegolten werden. Eine Klausel, mit der Sie auf einen Teil des Mindesturlaubs „verzichten“, wäre unwirksam.

Wichtig ist außerdem die Unterscheidung zwischen dem gesetzlichen Mindesturlaub und dem übergesetzlichen Urlaub. Gewährt Ihr Arbeitgeber beispielsweise 30 Urlaubstage, sind davon 20 Tage gesetzlich geschützt (bei einer 5-Tage-Woche); die weiteren zehn Tage sind vertraglicher Mehrurlaub, für den im Arbeits- oder Tarifvertrag abweichende Regelungen gelten können – etwa zu Verfallklauseln oder zur Zwölftelung. Die folgenden Rechenschritte funktionieren für beide Varianten gleichermaßen, da die Formel auch auf den höheren vertraglichen Anspruch angewendet wird.

Urlaubsanspruch bei 5-Tage- und 4-Tage-Woche umrechnen

Für die Umrechnung auf Ihre individuelle Arbeitswoche nutzen Sie diese Formel:

Urlaubsanspruch = Jahresurlaub bei 6-Tage-Woche ÷ 6 × tatsächliche Arbeitstage pro Woche

Beim gesetzlichen Mindesturlaub lautet die Rechnung also: 24 ÷ 6 × Arbeitstage pro Woche. Arbeiten Sie nach einem Arbeitsvertrag mit einem höheren Urlaubsanspruch, ersetzen Sie die 24 durch den vertraglich vereinbarten Wert, den ein vergleichbarer Vollzeitbeschäftigter mit 6-Tage-Woche erhielte – in der Praxis wird meist mit dem vertraglichen Jahresurlaub auf Basis der 5-Tage-Woche gerechnet.

Zwei Beispiele machen die Anwendung deutlich:

Entscheidend bei dieser Berechnung ist allein die Zahl der wöchentlichen Arbeitstage, nicht die Zahl der Arbeitsstunden. Wer an vier Tagen pro Woche arbeitet – ob mit jeweils vier oder mit jeweils acht Stunden – hat denselben Anspruch von 16 Urlaubstagen beim gesetzlichen Minimum. Der Urlaubsanspruch bemisst sich damit an den Tagen, an denen Sie grundsätzlich zur Arbeit verpflichtet sind; die Frage, wie viele Stunden Sie an diesen Tagen arbeiten dürfen, spielt dagegen keine Rolle (das regelt das Arbeitszeitgesetz zur maximalen Arbeitszeit pro Tag).

Das gleiche Prinzip gilt für den vertraglichen Mehrurlaub. Beträgt Ihr vertraglicher Anspruch bei einer 5-Tage-Woche 30 Tage und Sie wechseln auf eine 4-Tage-Woche, lautet die Rechnung: 30 ÷ 5 × 4 = 24 Urlaubstage. Ihre Erholungszeit bleibt in Wochen identisch – sowohl 30 Tage bei fünf Arbeitstagen als auch 24 Tage bei vier Arbeitstagen ergeben sechs Wochen bezahlten Urlaub. Die Formel sorgt damit dafür, dass Beschäftigte mit unterschiedlichen Wochenmodellen gleich behandelt werden. Niemand darf durch den Wechsel in ein Modell mit weniger Wochentagen schlechter gestellt werden; genau dieses Ergebnis sichert die Umrechnung ab.

Prüfen Sie zur eigenen Kontrolle immer die Ergebnisgröße „Urlaub in Wochen“: Teilen Sie Ihre errechneten Urlaubstage durch die Zahl Ihrer wöchentlichen Arbeitstage. Kommt dabei bei der 5-Tage-Woche und der 4-Tage-Woche derselbe Wochenwert heraus, ist die Umrechnung korrekt. Diese Gegenprobe dauert nur Sekunden und entlarvt Rechenfehler zuverlässig.

Für den praktischen Urlaubsantrag hat die Umrechnung eine weitere Konsequenz: Ein Urlaubstag befreit Sie nur an einem Tag, an dem Sie tatsächlich arbeiten müssten. Wer bei einer 4-Tage-Woche von Montag bis Donnerstag arbeitet, braucht für eine volle Urlaubswoche vier Urlaubstage – nicht fünf. Umgekehrt ist ein Urlaubsantrag an Ihrem arbeitsfreien Tag schlicht überflüssig, weil Sie an diesem Tag ohnehin keine Arbeitsleistung schulden.

Urlaubsanspruch bei Eintritt im laufenden Jahr: Zwölftelung nach § 5 BUrlG

Beginnt Ihr Arbeitsverhältnis nicht am 1. Januar, stellt sich die Frage nach dem anteiligen Urlaubsanspruch. Die Antwort gibt § 5 BUrlG: Der volle Urlaubsanspruch entsteht erst nach einer Wartezeit von sechs Monaten (§ 4 BUrlG). Beginnt das Arbeitsverhältnis im laufenden Kalenderjahr, sodass die Wartezeit nicht mehr erfüllt werden kann, haben Sie Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses.

Die Zwölftelungsformel lautet:

Teilurlaub = Jahresurlaub ÷ 12 × volle Beschäftigungsmonate

Ein Rechenbeispiel: Sie treten am 1. Juli in ein Unternehmen ein, Ihr vertraglicher Jahresurlaub beträgt 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche. Bis zum Jahresende liegen sechs volle Beschäftigungsmonate. Die Rechnung: 20 ÷ 12 × 6 = 10 Urlaubstage. Ihnen stehen im Eintrittsjahr also zehn Urlaubstage zu.

Ein zweites Beispiel: Eintritt am 1. Oktober bei 30 Tagen Jahresurlaub. Volle Beschäftigungsmonate bis Jahresende: drei. Rechnung: 30 ÷ 12 × 3 = 7,5 Urlaubstage. Hier greift eine Besonderheit aus § 5 Abs. 2 BUrlG: Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, sind auf volle Urlaubstage aufzurunden. Aus den 7,5 Tagen werden damit 8 Urlaubstage. Diese Aufrundungsregel gilt für den gesetzlichen Teilurlaub nach § 5 Abs. 1 BUrlG; für übergesetzlichen Mehrurlaub kann der Arbeitsvertrag abweichende Regelungen enthalten. Ein Blick in den eigenen Vertrag lohnt sich in diesem Fall. Bruchteile unter einem halben Tag bleiben dagegen bestehen – sie werden nicht abgerundet, sondern können als Stundengutschrift gewährt werden.

Zwei Einschränkungen sind wichtig. Erstens: Zählt der Eintritt nicht auf den Monatsersten, beginnt der erste volle Beschäftigungsmonat später – der angebrochene Monat bleibt unberücksichtigt. Tritt jemand etwa am 15. Juni ein, zählt für das laufende Jahr erst der Juli als erster voller Monat. Zweitens: Wer bereits vor dem Eintritt beim alten Arbeitgeber Urlaub für das laufende Jahr genommen hat, muss sich diesen anrechnen lassen; der neue Arbeitgeber kann die entsprechende Bescheinigung des vorherigen Arbeitgebers verlangen. Die Details zum Urlaubsanspruch bei Kündigung und zum Ausscheiden im laufenden Jahr behandelt ein separater Artikel; weitere Informationen finden Sie zudem in unserem Beitrag zur Kündigungsschutzklage.

Wann verfällt der Urlaub? Verfall zum 31. Dezember

Die Grundregel steht in § 7 Abs. 3 BUrlG: Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Was bis zum 31. Dezember nicht genommen wurde, verfällt grundsätzlich ersatzlos. Der Gesetzgeber will damit sicherstellen, dass der Urlaub seinem Zweck dient – der Erholung im laufenden Jahr. Urlaub ist kein Ansparguthaben, sondern eine Erholungsleistung mit zeitnahem Bezug.

Von dieser Grundregel gibt es eine gesetzliche Ausnahme: Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist möglich, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Dringende betriebliche Gründe können etwa eine saisonale Auftragsspitze oder unvorhergesehene personelle Engpässe sein, die eine Urlaubsgewährung zum Jahresende unmöglich machen; persönliche Gründe sind vor allem längere Erkrankungen, wegen derer Sie den Urlaub schlicht nicht antreten konnten. In diesen Fällen muss der übertragene Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahres – also bis zum 31. März – gewährt und genommen werden.

Wichtig für die Praxis: Der bloße Wunsch, Urlaubstage „aufzusparen“ oder in das Folgejahr mitzunehmen, ist kein Übertragungsgrund. Ebenso wenig genügt allgemeine Arbeitsbelastung ohne konkrete betriebliche Notlage. Wer ohne solche Gründe seinen Urlaub nicht rechtzeitig beantragt, riskiert den Verfall – vorbehaltlich der Hinweispflicht, die der folgende Abschnitt behandelt.

Diese gesetzliche Systematik wird durch die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs ergänzt, die dem Verfall enge Grenzen setzt: Ohne einen ordnungsgemäßen Hinweis des Arbeitgebers verfällt der Urlaub nicht automatisch. Was das konkret bedeutet, erklärt der folgende Abschnitt.

Resturlaub-Verfall: Übertragung bis 31. März und die Hinweispflicht des Arbeitgebers

Ob Resturlaub tatsächlich verfällt, hängt maßgeblich davon ab, ob der Arbeitgeber seiner Hinweis- und Mitwirkungspflicht nachgekommen ist. Hintergrund ist die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs vom 6. November 2018 (Aktenzeichen C-684/16, bekannt als Max-Planck-Urteil): Der gesetzliche Mindesturlaub ist ein grundlegendes Arbeitnehmerrecht aus der europäischen Arbeitszeitrichtlinie. Ein automatischer Verfall ist danach nur zulässig, wenn der Arbeitnehmer die tatsächliche Möglichkeit hatte, seinen Urlaub zu nehmen – und dafür muss der Arbeitgeber aktiv werden. Der Verfall ist also keine Selbstläufer-Klausel, die der Arbeitgeber einfach „auslösen“ kann.

Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgaben in seinem Urteil vom 19. Februar 2019 (Aktenzeichen 9 AZR 423/16) konkretisiert. Danach muss ein wirksamer Hinweis des Arbeitgebers drei Bestandteile enthalten:

• Der Arbeitgeber nennt die konkrete Zahl der noch offenen Urlaubstage.
• Er fordert den Arbeitnehmer ausdrücklich auf, den Urlaub rechtzeitig zu beantragen.
• Er belehrt unmissverständlich über die Rechtsfolge: Der Urlaub verfällt, wenn er nicht genommen wird.

Allgemeine Hinweise im Arbeitsvertrag, pauschale Rundschreiben oder ein Vermerk am schwarzen Brett erfüllen diese Anforderungen nicht. Der Hinweis muss individuell und inhaltlich konkret sein. Auch der Zeitpunkt spielt eine Rolle: Der Hinweis muss so früh erfolgen, dass Ihnen realistisch die Möglichkeit bleibt, den Urlaub noch im laufenden Zeitraum zu planen und zu nehmen. Eine Belehrung am 29. Dezember ist praktisch wertlos, weil sie keine tatsächliche Urlaubschance mehr eröffnet. Sinnvoll ist der Hinweis deshalb bereits im Laufe des Jahres, etwa wenn absehbar ist, dass ein größerer Rest bestehen bleibt.

Die praktische Konsequenz für Sie als Arbeitnehmer: Hat Ihr Arbeitgeber Sie nicht in dieser Weise über Ihren Resturlaub und den drohenden Verfall informiert, verfällt der Anspruch nicht automatisch zum 31. Dezember beziehungsweise 31. März. Der Urlaubsanspruch kann sich in diesem Fall über den Jahreswechsel hinweg fortsetzen. Arbeitgeberseitig bedeutet die Rechtsprechung: Wer den Verfall wirksam machen will, muss rechtzeitig, konkret und nachweisbar hinweisen – am besten schriftlich, damit der Hinweis später dokumentiert ist.

Bewahren Sie relevante Hinweise Ihres Arbeitgebers schriftlich auf und dokumentieren Sie Ihren Urlaubsstand fortlaufend, etwa über Lohnabrechnungen oder Urlaubsübersichten. Bei Streitigkeiten über verfallenen Resturlaub entscheidet oft die Frage, ob ein den drei Anforderungen genügender Hinweis vorlag. Für den konkreten Einzelfall empfiehlt sich im Zweifel die Beratung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht; dieser Artikel ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.

Häufige Fragen zum Urlaubsanspruch

Wie berechne ich meinen Urlaubsanspruch bei einer 4-Tage-Woche?

Nutzen Sie die Formel: Jahresurlaub bei 6-Tage-Woche ÷ 6 × 4 tatsächliche Arbeitstage. Beim gesetzlichen Minimum rechnen Sie 24 ÷ 6 × 4 = 16 Urlaubstage. Bei einem vertraglichen Anspruch von 30 Tagen auf Basis der 5-Tage-Woche ergibt die Rechnung 30 ÷ 5 × 4 = 24 Urlaubstage. Maßgeblich ist allein die Zahl der wöchentlichen Arbeitstage, nicht die Stundenzahl.

Wann verfällt nicht genommener Urlaub?

Grundsätzlich zum 31. Dezember des laufenden Kalenderjahres (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Liegen dringende betriebliche oder persönliche Gründe für die Nichtgewährung vor, wird der Urlaub auf das Folgejahr übertragen und muss bis zum 31. März genommen werden. Zusätzlich gilt: Ohne einen ordnungsgemäßen, konkreten Hinweis des Arbeitgebers auf den drohenden Verfall tritt dieser nach der Rechtsprechung von EuGH und BAG nicht ein.

Was passiert mit Resturlaub, wenn der Arbeitgeber nicht hingewiesen hat?

Dann verfällt der Resturlaub nicht automatisch. Nach den Urteilen des EuGH (C-684/16) und des BAG (9 AZR 423/16) muss der Arbeitgeber die Zahl der offenen Tage nennen, ausdrücklich zur rechtzeitigen Beantragung auffordern und unmissverständlich über den Verfall belehren. Fehlt dieser Hinweis, besteht der Urlaubsanspruch über den Jahreswechsel hinaus fort.

Muss ich meinen Urlaub bis Jahresende nehmen?

Der Gesetzgeber sieht vor, dass Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen wird. Allerdings tragen Sie das Verfallsrisiko nicht allein: Ihr Arbeitgeber muss Sie rechtzeitig und konkret über offene Resttage und den drohenden Verfall informieren. Erfolgt kein solcher Hinweis, bleibt Ihr Anspruch auch nach dem 31. Dezember bestehen. Praktisch sinnvoll ist es dennoch, den Jahresurlaub frühzeitig zu planen und mit dem Arbeitgeber abzustimmen – so vermeiden Sie Diskussionen über Übertragungsgründe und Hinweise von vornherein.