Arbeitszeugnis anfordern: Anspruch, Frist und Formulierung

Wenn ein Arbeitsverhältnis endet – durch Kündigung, Aufhebungsvertrag oder den Ablauf eines befristeten Vertrags – steht Beschäftigten ein Arbeitszeugnis zu. Der Arbeitgeber muss es in den meisten Fällen allerdings nicht von sich aus erstellen. Wer das Dokument für die nächste Bewerbung braucht, sollte sein Arbeitszeugnis anfordern – schriftlich, zeitnah und bei der richtigen Stelle. Viele Arbeitnehmer zögern damit, weil sie unsicher sind, wann sie fragen dürfen und wie sie die Bitte formulieren. Dabei ist das Vorgehen einfacher, als oft angenommen. Dieser Ratgeber erklärt Schritt für Schritt, wer Anspruch hat, welche Zeugnisart sich für Bewerbungen eignet, wie die Anforderung formuliert wird und was zu tun ist, wenn der Arbeitgeber nicht reagiert. Auch die Besonderheiten für Auszubildende und Minijobber kommen zur Sprache.

Das Wichtigste in Kürze:

• Nach § 109 GewO hat jeder Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Arbeitszeugnis – für Auszubildende gilt ein entsprechender Anspruch nach dem Berufsbildungsgesetz, auch Minijobber und Teilzeitkräfte sind anspruchsberechtigt.
• Fordern Sie das Zeugnis am besten schriftlich und bereits vor dem letzten Arbeitstag an.
• Zuständig ist meist die Personalabteilung oder der direkte Vorgesetzte.
• Übliche Praxisfrist für die Ausstellung: zwei bis drei Wochen, spätestens vier bis sechs Wochen (Orientierungswert, keine Gesetzesfrist).
• Der Anspruch verjährt nach drei Jahren (§ 195 BGB).

Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Die Rechtsgrundlage bildet § 109 der Gewerbeordnung (GewO). Danach hat jeder Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis – auf Verlangen auch über seine Leistung und sein Verhalten im Dienst. Der Anspruch gilt unabhängig von Position, Gehalt, Betriebsgröße und Beschäftigungsdauer. Auch wer nur wenige Monate im Unternehmen war, darf ein Zeugnis verlangen.

Entscheidend ist außerdem: Die Art der Beendigung spielt keine Rolle. Der Anspruch besteht bei einer Eigenkündigung genauso wie bei einer Kündigung durch den Arbeitgeber, bei einem Aufhebungsvertrag, beim Auslaufen eines befristeten Vertrags und sogar nach einer fristlosen Kündigung. Er entsteht mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Wichtig ist zu wissen, dass das Zeugnis in den meisten Fällen nicht automatisch erstellt wird. Wer es nicht anfordert, erhält in vielen Betrieben schlicht kein Dokument. Das Zeugnis selbst muss schriftlich erteilt und eigenhändig unterschrieben werden; eine reine E-Mail-Textnachricht oder ein PDF ohne Unterschrift genügt den gesetzlichen Formanforderungen nicht.

Die wichtigste Formanforderung steht direkt im Gesetz: § 109 GewO schließt die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ausdrücklich aus – die eigenhändige Unterschrift auf Papier ist damit Pflicht. Unterschreiben muss eine vertretungsberechtigte Person; in größeren Unternehmen sind das häufig die Geschäftsführung und die Personalleitung. Üblich ist außerdem der Ausdruck auf dem offiziellen Briefpapier des Unternehmens.

Abzugrenzen ist das Zwischenzeugnis: Wer mitten im laufenden Arbeitsverhältnis eine aktuelle Standortbestimmung für Bewerbungen benötigt, fordert ein Zwischenzeugnis an. Dabei gelten teilweise andere Voraussetzungen. Dieses Thema behandeln wir in einem separaten Beitrag; hier geht es ausschließlich um das Schlusszeugnis bei Beendigung.

Einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis anfordern?

Das Gesetz unterscheidet zwei Zeugnisarten. Das einfache Arbeitszeugnis bestätigt lediglich die Art und Dauer der Tätigkeit – also welche Aufgaben über welchen Zeitraum ausgeübt wurden. Das qualifizierte Arbeitszeugnis bewertet zusätzlich die Leistung und das Verhalten des Arbeitnehmers. Es enthält Formulierungen zur Arbeitsqualität, zur Zusammenarbeit und zum Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden.

Für Bewerbungen ist fast immer das qualifizierte Zeugnis die richtige Wahl. Ein einfaches Zeugnis kann bei Personalern den Eindruck erwecken, dass eine Bewertung bewusst vermieden wurde. Einzige Ausnahme: Bei sehr kurzen Beschäftigungszeiten, etwa einem mehrwöchigen Praktikum, kann ein einfaches Zeugnis ausreichen, weil eine belastbare Leistungsbewertung dann ohnehin kaum möglich ist.

Die qualifizierte Variante können Arbeitnehmer ausdrücklich verlangen – unabhängig davon, was in einem Betrieb üblicherweise ausgestellt wird. Das Zeugnis muss zudem wahr und wohlwollend formuliert sein.

Die Wahl der Zeugnisart liegt dabei bei Ihnen: Nach § 109 GewO können Sie ausdrücklich verlangen, dass sich das Zeugnis auf Leistung und Verhalten im Dienst erstreckt. Ein vollständiges qualifiziertes Zeugnis besteht in der Praxis aus vier Bausteinen: einer vollständigen Beschreibung der übertragenen Aufgaben, der Beurteilung Ihrer Leistung, der Beurteilung Ihres Verhaltens sowie einer Schlussformel mit Dank und Zukunftswünschen. Wer zunächst nur ein einfaches Zeugnis erhalten hat, kann innerhalb der Verjährungsfrist grundsätzlich noch die Erteilung eines qualifizierten Zeugnisses verlangen.

Der wichtigste Praxistipp: Nennen Sie in Ihrer Anforderung ausdrücklich die gewünschte Zeugnisart. Wer nur um „ein Zeugnis“ bittet, riskiert, die knappe einfache Variante zu erhalten. Formulieren Sie daher direkt „qualifiziertes Arbeitszeugnis“.

Azubis und Minijobber – was ist anders?

Für Auszubildende gilt eine Sonderrolle: Nach dem Berufsbildungsgesetz muss der Ausbildungsbetrieb bei Beendigung der Ausbildung von sich aus ein Zeugnis erteilen – Auszubildende müssen es in der Regel also gar nicht gesondert anfordern. Kommt dennoch nichts, lohnt eine freundliche Nachfrage. Auf Verlangen muss sich das Ausbildungszeugnis außerdem auf Leistungen, Fähigkeiten und Verhalten erstrecken; wer das möchte, sollte es ausdrücklich sagen, denn die erweiterte Variante wird nicht immer automatisch erstellt.

Wichtig ist die Abgrenzung für alle, die nach der Ausbildung übernommen werden: Das Ausbildungszeugnis dokumentiert die Berufsausbildung und bleibt eigenständig bestehen. Wer im Anschluss als Arbeitnehmer weiterbeschäftigt wird und später ausscheidet, hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis über diese Beschäftigungszeit. Bewahren Sie daher beide Dokumente dauerhaft auf – sie ergänzen sich in der Bewerbungsmappe.

Minijobber haben dagegen denselben Anspruch wie Vollzeitkräfte und müssen das Zeugnis ebenso aktiv anfordern. Gerade bei geringfügigen Beschäftigungen verzichten viele darauf – ein verschenkter Vorteil. Ein Zeugnis über einen Nebenjob belegt Zuverlässigkeit und Praxiserfahrung, etwa im Verkauf, in der Gastronomie oder im Büro. Bei späteren Bewerbungen kann genau das den Unterschied machen.

Auch bei einem Minijob empfiehlt sich die schriftliche Anforderung mit klarem Beendigungsdatum. Gerade in Branchen mit hoher Fluktuation – etwa Einzelhandel, Gastronomie oder Lieferdienste – gehen Zeugniswünsche im Arbeitsalltag sonst leicht unter, und eine dokumentierte Anforderung erleichtert das spätere Nachfassen.

Dasselbe gilt für Teilzeitkräfte und Werkstudenten: Der Umfang der Arbeitszeit ändert am Anspruch nichts. Auch hier gilt die einfache Regel – Anspruch besteht, aber angefordert werden muss selbst.

Wann und bei wem sollten Sie das Arbeitszeugnis anfordern?

Der beste Zeitpunkt liegt ein bis zwei Wochen vor dem letzten Arbeitstag. So bleibt genug Vorlauf für die Erstellung, die Unterschrift und mögliche Korrekturwünsche. Wer das Arbeitszeugnis nach einer Kündigung anfordert, sollte nicht zu lange warten: Je frischer die Erinnerung an die konkreten Aufgaben ist, desto präziser fällt das Zeugnis in der Regel aus. Nach einem Aufhebungsvertrag ist es sinnvoll, die Anforderung direkt nach der Unterzeichnung zu stellen – oft wird die Zeugniserteilung sogar gleich im Aufhebungsvertrag geregelt.

Praktisch bei einer Eigenkündigung: Sie können die Bitte um das Zeugnis direkt in Ihr Kündigungsschreiben aufnehmen – ein Satz wie „Ich bitte um Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses zum [Datum]“ genügt. Bei einem befristeten Vertrag empfiehlt sich die Anforderung etwa zwei bis drei Wochen vor Ablauf, damit das Dokument zum Ausscheiden vorliegt. Nach einer fristlosen Kündigung sollten Sie die Anforderung umgehend stellen, da die Zusammenarbeit hier oft kurzfristig endet.

Bei der Wahl des Ansprechpartners hilft ein Blick auf die Unternehmensgröße. In größeren Unternehmen ist die Personalabteilung zuständig; dort werden Zeugnisse meist standardisiert erstellt. In kleinen Betrieben ist es meist die Geschäftsführung oder der direkte Vorgesetzte. Im Zweifel schreiben Sie beide an – das schadet nicht und vermeidet Verzögerungen durch interne Weiterleitungen.

Die Form sollte schriftlich sein. Eine E-Mail ist ausreichend und hat den Vorteil, dass sie den Zeitpunkt der Anforderung dokumentiert. Bei einem angespannten Verhältnis zum Arbeitgeber ist ein Brief per Einschreiben die sicherere Variante, weil der Zugang nachweisbar ist. Eine mündliche Bitte ist zwar zulässig, lässt sich aber später kaum belegen. Bewahren Sie die Anforderung und alle Antworten auf, und setzen Sie sich einen Erinnerungstermin etwa zwei Wochen nach der Anforderung.

Muster: So formulieren Sie die Anforderung

Die Anforderung ist formlos möglich. Ein kurzes, höfliches Schreiben genügt vollkommen – entscheidend ist, dass Zeugnisart, Beendigungsdatum und Zustellwunsch klar benannt werden. Das folgende Muster deckt alle wichtigen Punkte ab; die Platzhalter in eckigen Klammern passen Sie an Ihre Situation an.

Betreff: Arbeitszeugnis für [Vorname Nachname] Sehr geehrte Frau [Name], sehr geehrter Herr [Name], mein Arbeitsverhältnis bei der [Unternehmen] endet am [Datum]. Ich bitte Sie, mir zu diesem Zeitpunkt ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen und mir dieses spätestens bis zu meinem letzten Arbeitstag zuzustellen. Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen [Vorname Nachname]

Mehrere Details in diesem Muster haben einen konkreten Grund. Der eindeutige Betreff sorgt dafür, dass die Nachricht sofort richtig zugeordnet wird. Das genannte Beendigungsdatum verankert den Zeitpunkt, ab dem der Anspruch besteht. Die Formulierung „qualifiziertes Arbeitszeugnis“ verhindert Missverständnisse über die Zeugnisart. Und der Wunsch nach Zustellung bis zum letzten Arbeitstag setzt einen sanften, aber klaren Termin. Wer bewusst nur ein einfaches Zeugnis möchte, ersetzt das Wort „qualifiziert“ durch „einfach“. Zusätzlich können Sie angeben, ob Sie das Zeugnis postalisch zugesandt bekommen oder persönlich abholen möchten.

Eine Begründung brauchen Sie übrigens nicht: Der Anspruch besteht kraft Gesetzes, Sie müssen weder erklären, wofür Sie das Zeugnis benötigen, noch um ein Entgegenkommen bitten. Eine sachliche, verbindliche Formulierung ist daher die richtige Tonlage – Bitten um Wohlwollen sind unnötig.

Wie lange darf die Ausstellung dauern?

Das Gesetz nennt keine feste Frist für die Erstellung; das Zeugnis ist jedoch unverzüglich zu erteilen – also ohne schuldhaftes Zögern.

Der Anspruch wird bereits mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses fällig – der Arbeitgeber muss also nicht erst auf eine gesonderte Mahnung warten. Umgekehrt gilt: Der Arbeitgeber darf die Herausgabe des Zeugnisses nicht von Gegenleistungen abhängig machen, etwa von der Rückgabe von Arbeitsmitteln, der Übergabe von Unterlagen oder der Klärung offener Gehaltsfragen. Ein Zurückbehaltungsrecht am Zeugnis besteht grundsätzlich nicht.

In der arbeitsrechtlichen Praxis haben sich Orientierungswerte etabliert: Eine Ausstellung innerhalb von zwei bis drei Wochen gilt als üblich; nach vier bis sechs Wochen wird eine Verzögerung in der Regel als unangemessen bewertet. Wichtig ist die Einordnung: Es handelt sich um Praxiswerte, keine gesetzlich fixierten Fristen. Sie dienen als Anhaltspunkt dafür, wann ein Nachhaken angemessen ist.

Wie schnell es tatsächlich geht, hängt von mehreren Faktoren ab: der Unternehmensgröße, den Unterschriftswegen und der Jahreszeit – in der Urlaubszeit dauert es häufig länger. Wer nach drei Wochen noch nichts erhalten hat, sollte erinnern, statt monatelang abzuwarten.

Was tun, wenn das Arbeitszeugnis ausbleibt?

Meist läuft die Anforderung reibungslos. Reagiert der Arbeitgeber dennoch nicht, hilft ein gestuftes Vorgehen: erst freundlich, dann verbindlich, zuletzt rechtlich.

• Freundlich erinnern. Eine kurze E-Mail oder ein Anruf genügt: Verweisen Sie auf Ihre ursprüngliche Anforderung und fragen Sie nach dem aktuellen Stand. Ein möglicher Wortlaut: „Vor zwei Wochen habe ich Sie um die Ausstellung meines qualifizierten Arbeitszeugnisses gebeten. Da ich das Dokument für meine Bewerbungsunterlagen benötige, wäre ich Ihnen für eine kurze Rückmeldung zum aktuellen Stand dankbar.“ Häufig liegt die Verzögerung an Urlaub, Krankheit oder schlicht an Überlastung – und eine höfliche Erinnerung löst das Problem bereits.
• Schriftlich Frist setzen. Bleibt die Erinnerung ohne Ergebnis, senden Sie eine zweite schriftliche Nachricht mit einer klaren Frist von sieben bis vierzehn Tagen. Ein möglicher Wortlaut: „Ich bitte Sie, mir das angeforderte qualifizierte Arbeitszeugnis bis spätestens [Datum] zuzustellen.“ Versenden Sie diese Nachricht nachweisbar, etwa per E-Mail mit Lesebestätigung oder als Einschreiben.
• Rechtliche Schritte prüfen. Reagiert der Arbeitgeber auch auf die Fristsetzung nicht, kann der Anspruch grundsätzlich vor dem Arbeitsgericht durchgesetzt werden. Ob dieser Weg im Einzelfall sinnvoll ist, prüft am besten ein Fachanwalt für Arbeitsrecht. Gewerkschaftsmitglieder und Inhaber einer Rechtsschutzversicherung haben häufig bereits Ansprechpartner für eine erste Einschätzung. Dieser Artikel kann eine individuelle Rechtsberatung nicht ersetzen.

In jedem Fall gilt: Dokumentieren Sie alle Schritte mit Datum. Notieren Sie, wann Sie angefordert, erinnert und eine Frist gesetzt haben. Diese Aufzeichnungen sind die Grundlage für alle weiteren Schritte. In Betrieben mit einem Betriebsrat kann es zusätzlich helfen, diesen einzuschalten – er kann intern vermitteln und den Vorgang häufig beschleunigen.

Verjährung und häufige Fehler beim Anfordern des Arbeitszeugnisses

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis besteht nicht ewig. Nach § 195 BGB beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre. Die Frist beginnt nach § 199 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Ein Beispiel: Endet das Arbeitsverhältnis am 15. März 2025, beginnt die Verjährung am 31. Dezember 2025 und endet am 31. Dezember 2028. Danach kann der Arbeitgeber die Erstellung verweigern.

Drei Jahre klingen großzügig – trotzdem sollten Sie die Frist nicht ausreizen. Nach längerer Zeit erinnern sich ehemalige Vorgesetzte kaum noch an konkrete Projekte und Leistungen, Unterlagen sind schwerer beschaffbar, und das Zeugnis fällt erfahrungsgemäß generischer aus. Hinzu kommt: Wechseln frühere Vorgesetzte selbst das Unternehmen oder werden Personalakten archiviert, gestaltet sich die nachträgliche Erstellung zusätzlich aufwendiger.

Die folgenden Fehler kommen in der Praxis besonders häufig vor:

• Zu spätes Anfordern nach dem Jobwechsel: Wer erst im neuen Job merkt, dass das Zeugnis fehlt, steht unter Druck – etwa wenn der neue Arbeitgeber oder eine Behörde Unterlagen verlangt. Fordern Sie das Zeugnis direkt beim Ausscheiden an.
• Nur mündlich anfragen: Eine Bitte am Flur lässt sich im Streitfall nicht beweisen. Stellen Sie die Anforderung immer schriftlich.
• Die Zeugnisart nicht nennen: Ohne den ausdrücklichen Hinweis auf ein qualifiziertes Zeugnis droht die knappe einfache Variante.
• Keine Frist setzen: Ohne Terminangabe fehlt die Grundlage, um das Ausbleiben später verbindlich zu beanstanden.
• Den Erhalt nicht prüfen: Kontrollieren Sie das Zeugnis sofort auf Vollständigkeit – korrekter Beschäftigungszeitraum, vollständige Tätigkeitsbeschreibung, Unterschrift und Firmenpapier gehören dazu.
• Fehler nicht berichtigen lassen: Enthält das Zeugnis sachliche Fehler – etwa ein falsches Enddatum, fehlende Aufgabenbereiche oder eine falsche Positionsbezeichnung –, können Sie eine Berichtigung verlangen. Weisen Sie dafür schriftlich und konkret auf die fehlerhaften Punkte hin.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange hat der Arbeitgeber Zeit, das Arbeitszeugnis auszustellen?

Eine feste Gesetzesfrist existiert nicht; das Zeugnis muss unverzüglich erteilt werden. Der Anspruch wird bereits mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses fällig. Als Praxiswerte gelten zwei bis drei Wochen als üblich und vier bis sechs Wochen als äußerste Grenze, bevor eine Verzögerung als unangemessen gilt. Nach etwa drei Wochen ist eine freundliche Erinnerung angemessen.

Verjährt der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Ja. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre nach § 195 BGB und beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis geendet hat. Danach kann der Arbeitgeber die Erstellung verweigern.

Kann ich ein Arbeitszeugnis auch ohne Kündigung anfordern?

Das Schlusszeugnis gibt es nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Einen Grund für die Anforderung müssen Sie nicht angeben. Wer im laufenden Verhältnis eine Bewertung für Bewerbungen benötigt, kann unter bestimmten Voraussetzungen ein Zwischenzeugnis verlangen – etwa bei einem Vorgesetztenwechsel oder einer internen Umstrukturierung. Die Details zum Zwischenzeugnis behandelt ein separater Beitrag.

Was kann ich tun, wenn mein Arbeitgeber das Zeugnis verweigert?

Setzen Sie zunächst schriftlich eine Frist von sieben bis vierzehn Tagen und weisen Sie auf Ihren gesetzlichen Anspruch nach § 109 GewO hin. Bleibt auch das erfolglos, kann ein Fachanwalt für Arbeitsrecht den Einzelfall bewerten; notfalls lässt sich der Anspruch vor dem Arbeitsgericht durchsetzen.

Wer das Arbeitszeugnis rechtzeitig, schriftlich und mit klar benannter Zeugnisart anfordert, spart sich in der Regel jeden weiteren Schritt. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.