Arbeitsbescheinigung: Pflicht, Fristen und BEA-Verfahren

Die Arbeitsbescheinigung ist ein amtliches Dokument, das der Arbeitgeber nach § 312 SGB III bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ausstellt. Sie dient der Agentur für Arbeit als Nachweis, um Ansprüche auf Arbeitslosengeld zu prüfen und die Höhe sowie Dauer der Leistung zu berechnen. Seit dem 1. Januar 2023 übermittelt der Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung in aller Regel elektronisch über das BEA-Verfahren direkt an die Agentur für Arbeit – Beschäftigte müssen das Formular nicht selbst einreichen.

Das Wichtigste in Kürze

• Definition: Die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III bestätigt Beschäftigungszeiten, Arbeitsentgelt und den Grund der Beendigung gegenüber der Agentur für Arbeit.
• Aussteller: Ausschließlich der Arbeitgeber – und zwar auf Verlangen des Arbeitnehmers oder der Agentur für Arbeit.
• Übermittlung: Für Beschäftigungsverhältnisse, die ab dem 1. Januar 2023 enden, ist die elektronische Übermittlung per BEA-Verfahren Pflicht.
• Häufiger Irrtum: Arbeitnehmer müssen das Papierformular nicht selbst bei der Agentur einreichen; sie erhalten lediglich eine Kopie zur Kontrolle.
• Sanktion: Wer die Bescheinigung verweigert, unvollständig ausfüllt oder Falschangaben macht, handelt nach § 404 SGB III ordnungswidrig und riskiert ein Bußgeld.

Was ist eine Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III?

Die Arbeitsbescheinigung ist eine Urkunde, mit der der Arbeitgeber die wesentlichen Daten eines beendeten Arbeitsverhältnisses gegenüber der Bundesagentur für Arbeit dokumentiert. Rechtsgrundlage ist § 312 SGB III. Danach hat der Arbeitgeber auf Verlangen alle für den Leistungsbezug erheblichen Angaben zu bescheinigen – also genau die Informationen, die die Agentur für Arbeit benötigt, um einen Anspruch auf Arbeitslosengeld festzustellen. Details zur Ausfüllung und zu den einzelnen Bescheinigungsarten regeln die Fachlichen Weisungen der Bundesagentur für Arbeit zu §§ 312 bis 313a SGB III.

Der Zweck ist damit klar umrissen: Ohne Arbeitsbescheinigung kann die Agentur für Arbeit weder prüfen, ob die Anwartschaftszeit erfüllt ist, noch das Arbeitsentgelt korrekt als Bemessungsgrundlage heranziehen. Die Bescheinigung ist also kein freundlicher Service des Arbeitgebers, sondern ein gesetzlich verankertes Nachweisdokument im Sozialrecht. Wer das Dokument in den Händen hält, sollte es sorgfältig aufbewahren: Auch Jahre später kann es als Beleg für Versicherungszeiten relevant werden, etwa wenn ältere Beschäftigungszeiträume nachträglich geklärt werden müssen.

Abzugrenzen ist die Arbeitsbescheinigung von der Nebeneinkommensbescheinigung nach § 313 SGB III. Letztere wird benötigt, wenn ein Arbeitsloser während des Leistungsbezugs einer Nebenbeschäftigung nachgeht. Die Arbeitsbescheinigung hingegen betrifft ausschließlich das beendete Hauptarbeitsverhältnis.

Wer stellt die Arbeitsbescheinigung aus und wann?

Aussteller ist immer der Arbeitgeber – nicht der Arbeitnehmer und nicht die Agentur für Arbeit. Der Anspruch auf Ausstellung besteht grundsätzlich für jeden Arbeitnehmer, unabhängig davon, ob das Arbeitsverhältnis durch Kündigung, Zeitablauf oder Aufhebungsvertrag geendet hat. Auch die Dauer und der Umfang der Beschäftigung spielen keine Rolle: Wer in Teilzeit, in einem Minijob oder nur wenige Monate beschäftigt war, hat denselben Anspruch wie ein langjährig Beschäftigter in Vollzeit.

Ein wichtiger Punkt, der häufig übersehen wird: Die Pflicht zur Ausstellung besteht auf Verlangen. Das heißt, der Arbeitgeber muss die Arbeitsbescheinigung nicht automatisch bei jeder Beendigung erstellen. Das Verlangen kann vom Arbeitnehmer ausgehen oder direkt von der Agentur für Arbeit, wenn dieser einen Antrag auf Arbeitslosengeld gestellt hat. In der Praxis fordert die Agentur die Bescheinigung häufig selbst beim Arbeitgeber an, sobald ein Antrag eingeht. Das Verlangen ist formlos möglich – mündlich, per E-Mail oder per Brief. Aus Beweisgründen ist jedoch die schriftliche Anforderung ratsam, weil sich der Zeitpunkt des Verlangens später nur so zuverlässig nachweisen lässt.

Für Arbeitgeber empfiehlt es sich dennoch, die Bescheinigung proaktiv vorzubereiten, wenn absehbar ist, dass der Beschäftigte Arbeitslosengeld beantragen wird. Das vermeidet Nachforderungen, Rückfragen und mögliche Konflikte im Nachhinein. Sinnvoll ist auch, die Bescheinigung intern als Standardaufgabe in den Offboarding-Prozess aufzunehmen, damit sie nicht erst nach einer Mahnung in Angriff genommen wird.

Welche Angaben enthält die Arbeitsbescheinigung?

Der amtliche Vordruck der Bundesagentur für Arbeit (BA 032120) ist so aufgebaut, dass alle leistungsrechtlich relevanten Daten strukturiert erfasst werden. Konkret verlangt die Arbeitsbescheinigung folgende Angaben:

• Betriebsdaten: Name, Anschrift und Betriebsnummer des Arbeitgebers.
• Persönliche Daten: Name, Geburtsdatum, Anschrift und Versicherungsnummer des Arbeitnehmers.
• Beschäftigungszeitraum: Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses, exakt auf den Tag bezogen.
• Grund der Beendigung: zum Beispiel Kündigung durch den Arbeitgeber, Eigenkündigung, Ablauf eines befristeten Vertrags oder Aufhebungsvertrag – bei Kündigung zusätzlich die Kündigungsfrist und der Kündigungsgrund.
• Arbeitsentgelt: das im letzten Bemessungszeitraum erzielte beitragspflichtige Arbeitsentgelt, aufgeschlüsselt nach den Vorgaben des Formulars.
• Arbeitszeit: die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit sowie Zeiten ohne Entgeltanspruch, etwa unbezahlter Urlaub oder Fehlzeiten.

Das Arbeitsentgelt ist dabei von besonderer Bedeutung, weil es die Grundlage für die Höhe des Arbeitslosengelds bildet. Es muss vollständig und für den vom Formular vorgegebenen Zeitraum ausgewiesen werden – Angaben aus der Lohnabrechnung lassen sich hier in der Regel direkt übernehmen, wenn die Abrechnungssoftware entsprechend gepflegt ist.

Gerade die Angaben zum Kündigungsgrund und zur Kündigungsfrist sind sensibel: Sie entscheiden darüber, ob die Agentur für Arbeit eine Sperrzeit prüft, etwa bei Eigenkündigung oder Aufhebungsvertrag. Fehlerhafte oder geschönte Angaben an dieser Stelle können für beide Seiten erhebliche Folgen haben – für den Arbeitnehmer beim Leistungsbezug, für den Arbeitgeber im Hinblick auf Bußgeld und Schadensersatz.

Das BEA-Verfahren: elektronische Übermittlung an die Agentur für Arbeit

Die wichtigste Neuerung der vergangenen Jahre betrifft den Übermittlungsweg. Seit dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung für Beschäftigungsverhältnisse, die an diesem Datum oder später enden, elektronisch über das BEA-Verfahren an die Agentur für Arbeit übermitteln. BEA steht für „Bescheinigungen elektronisch annehmen“. Das klassische Papierformular als PDF bleibt nur noch für Arbeitsverhältnisse relevant, die vor dem 31. Dezember 2022 beendet wurden.

In der Praxis nutzen Arbeitgeber dafür zwei Wege: die kostenfreie Ausfüllhilfe der Bundesagentur für Arbeit auf dem Portal sv.net oder direkt die Lohnabrechnungssoftware des Unternehmens, sofern diese die elektronische Übermittlung unterstützt. Größere Unternehmen mit professioneller Payroll-Software lösen den Vorgang damit weitgehend automatisiert aus dem Abrechnungsprozess heraus. Wer über sv.net arbeitet, füllt die Bescheinigung in einer geführten Eingabemaske aus und versendet sie mit wenigen Klicks – ein Ausdruck, eine Unterschrift oder ein Postweg sind nicht mehr erforderlich. Eine offizielle Anleitung bietet die Seite BEA – Bescheinigungen online übermitteln der Bundesagentur für Arbeit.

Der Ablauf im Überblick: Nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder der Anforderung durch Arbeitnehmer beziehungsweise Agentur erstellt der Arbeitgeber die Bescheinigung, übermittelt sie elektronisch und händigt dem Beschäftigten eine Kopie aus. Die Agentur für Arbeit ordnet die Daten dem laufenden Arbeitslosengeld-Antrag automatisch zu.

Der Vorteil des Verfahrens liegt auf der Hand: Die Daten gelangen ohne Medienbruch und ohne Postlaufzeit zur Agentur für Arbeit, Rückfragen wegen unleserlicher Handschrift oder fehlender Unterschriften entfallen. Für die Agentur verkürzt sich die Bearbeitungszeit des Arbeitslosengeld-Antrags – für Arbeitnehmer ein spürbarer praktischer Nutzen, weil die Leistungsentscheidung schneller ergehen kann.

Pflichten des Arbeitgebers und Fristen für die Ausstellung

Eine gesetzlich fixierte Frist in Wochen oder Monaten für die Ausstellung der Arbeitsbescheinigung nennt das Gesetz nicht. Allerdings ist die Bescheinigung nach den Grundsätzen der Bundesagentur für Arbeit zum BEA-Verfahren unverzüglich zu erstellen – jedoch erst nach dem Abrechnen des letzten Entgeltabrechnungszeitraums, der noch innerhalb des Beschäftigungsverhältnisses abgerechnet wird. In der Praxis hat sich ein Richtwert von zwei bis vier Wochen nach Verlangen beziehungsweise nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses etabliert. Wer sich deutlich länger Zeit lässt, riskiert Ärger mit der Agentur für Arbeit und im Wiederholungsfall ein Bußgeldverfahren.

Für Arbeitnehmer gilt deshalb: Melden Sie sich frühzeitig arbeitslos – spätestens am ersten Tag der Arbeitslosigkeit – und verlangen Sie die Bescheinigung am besten bereits mit der Kündigung oder dem Ausscheiden aus dem Betrieb. Wer eine Kündigung erhalten hat, sollte zudem die kurzen gesetzlichen Fristen im Blick behalten. Wer direkt in ein neues Arbeitsverhältnis wechselt, benötigt die Arbeitsbescheinigung in der Regel nicht, weil kein Arbeitslosengeld-Antrag gestellt wird. Verlangen kann er sie trotzdem.

Verspätet erinnerte Beschäftigte können die Bescheinigung auch noch Monate nach dem Ausscheiden verlangen. Als praktische Randnotiz wird in Fachkreisen häufig ein Zeitraum von bis zu zwölf Monaten rückwirkend genannt; verbindlich geregelt ist das nicht. Sicher ist nur: Die Pflicht des Arbeitgebers erlischt nicht, nur weil Zeit vergangen ist.

Fehlerhafte oder verweigerte Arbeitsbescheinigung: Was gilt?

Die Arbeitsbescheinigung ist eine Urkunde, und der Gesetzgeber behandelt Verstöße entsprechend ernst. Nach § 404 Absatz 2 Nummer 19 SGB III handelt ordnungswidrig, wer die Bescheinigung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig ausstellt beziehungsweise übermittelt. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einem Bußgeld geahndet werden.

Darüber hinaus ist in Fachkreisen von einer möglichen Schadensersatzpflicht die Rede: Macht der Arbeitgeber vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Angaben und entsteht dem Arbeitnehmer dadurch ein Schaden – etwa weil Arbeitslosengeld zu Unrecht gekürzt oder versagt wird –, kann eine Haftung des Arbeitgebers in Betracht kommen. Besonders sensibel sind dabei falsche Angaben zum Kündigungsgrund, mit denen eine Sperrzeit verschleiert oder herbeigeführt werden soll. Die genauen Voraussetzungen sollten im Einzelfall rechtlich geprüft werden.

Was können Beschäftigte tun, wenn der Arbeitgeber die Bescheinigung verweigert oder sich nicht rührt? Ein sinnvolles Vorgehen in drei Schritten:

• Schriftlich erinnern: Fordern Sie die Arbeitsbescheinigung schriftlich unter Hinweis auf § 312 SGB III an und setzen Sie eine angemessene Frist.
• Agentur für Arbeit einschalten: Informieren Sie die Agentur, wenn Sie bereits Arbeitslosengeld beantragt haben. Sie kann die Bescheinigung selbst anfordern und die Verpflichtung durchsetzen.
• Rechtsweg prüfen: Bleibt die Weigerung bestehen, kann der Anspruch grundsätzlich gerichtlich geltend gemacht werden. Für Details im Einzelfall empfiehlt sich fachkundiger Rat.

Enthält die Bescheinigung Fehler, können Arbeitnehmer eine korrigierte Fassung verlangen. Der Arbeitgeber darf Angaben nachträglich berichtigen und die Korrektur erneut elektronisch übermitteln. Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung, zeigen aber die sachliche Einordnung der Rechtslage.

Arbeitsbescheinigung für Arbeitslosengeld vs. Bürgergeld (§ 57 SGB II)

Eine Abgrenzung, die in vielen Darstellungen zu kurz kommt: Wer Bürgergeld beantragt, benötigt ebenfalls eine Arbeitsbescheinigung – aber nach einer anderen Rechtsgrundlage und auf einem anderen Weg. Während die Bescheinigung nach § 312 SGB III für das Arbeitslosengeld über das BEA-Verfahren elektronisch an die Agentur für Arbeit übermittelt wird, gilt für die Bescheinigung nach § 57 SGB II weiterhin die Papierform. Sie wird vom Arbeitgeber handschriftlich oder als ausgefülltes PDF ausgestellt und beim zuständigen Jobcenter eingereicht.

Für Arbeitgeber bedeutet das eine doppelte Aufmerksamkeit: Der Übermittlungsweg richtet sich danach, welche Leistung der ehemalige Beschäftigte beantragt. Wer unsicher ist, findet die jeweils passenden Formulare und Hinweise auf den Serviceseiten der Bundesagentur für Arbeit.

Häufiger Irrtum: Muss ich das Formular selbst einreichen?

Nein – das ist der verbreitetste Irrtum rund um die Arbeitsbescheinigung. Viele Beschäftigte glauben, sie müssten nach der Kündigung ein Papierformular vom Arbeitgeber abholen und persönlich beim Arbeitsamt abgeben. Das war einmal die Regel, ist aber seit der BEA-Pflicht zum 1. Januar 2023 überholt: Der Arbeitgeber übermittelt die Bescheinigung direkt und elektronisch an die Agentur für Arbeit.

Als Arbeitnehmer erhalten Sie lediglich eine Kopie zur Kontrolle. Prüfen Sie diese auf Vollständigkeit und Richtigkeit – insbesondere Beschäftigungszeitraum, Arbeitsentgelt und Kündigungsgrund –, aber reichen Sie sie nicht selbst ein. Ausnahmen gelten nur für ältere Fälle mit Beendigung vor 2023 sowie für Bürgergeld-Anträge nach § 57 SGB II, bei denen weiterhin das Papierformular zum Jobcenter geht.

FAQ zur Arbeitsbescheinigung

Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsbescheinigung und Arbeitszeugnis?

Die Arbeitsbescheinigung ist ein reines Nachweisdokument für die Agentur für Arbeit und enthält objektive Daten wie Beschäftigungszeitraum, Entgelt und Beendigungsgrund – ohne jede Bewertung. Das Arbeitszeugnis hingegen beurteilt Leistung und Verhalten des Arbeitnehmers und richtet sich an künftige Arbeitgeber. Beide Dokumente sind unabhängig voneinander: Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ergibt sich aus § 109 GewO, der auf die Arbeitsbescheinigung aus § 312 SGB III.

Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsbescheinigung und Verdienstbescheinigung?

Die Verdienstbescheinigung bestätigt lediglich das aktuelle Einkommen und wird typischerweise für Kreditanträge, Mietverträge oder Behörden benötigt. Die Arbeitsbescheinigung dokumentiert dagegen das gesamte beendete Arbeitsverhältnis mit allen leistungsrechtlich relevanten Daten ausschließlich für die Agentur für Arbeit beziehungsweise das Jobcenter.

Wie fordere ich eine Arbeitsbescheinigung an?

Verlangen Sie die Bescheinigung am besten schriftlich bei Ihrem Arbeitgeber, idealerweise bereits mit der Kündigung oder zum Ausscheiden. Formlos genügt ein kurzes Schreiben mit Hinweis auf § 312 SGB III. Haben Sie Arbeitslosengeld beantragt, fordert die Agentur für Arbeit die Bescheinigung in vielen Fällen auch selbst beim Arbeitgeber an.

Bekomme ich Arbeitslosengeld auch ohne Arbeitsbescheinigung?

Der Antrag kann und sollte in jedem Fall sofort gestellt werden, auch wenn die Bescheinigung noch fehlt. Die Agentur für Arbeit holt das Dokument dann selbst an. Steht der grundsätzliche Anspruch bereits fest, kann nach Einschätzung der Praxis unter Umständen ein Vorschuss gezahlt werden, bis die Unterlagen vollständig sind. Verzögern Sie den Antrag deshalb keinesfalls wegen einer fehlenden Bescheinigung.

Gilt die Arbeitsbescheinigung auch im europäischen Ausland?

Für Arbeitslosengeld-Anträge mit grenzüberschreitendem Bezug existiert eine eigene EU-Arbeitsbescheinigung nach § 312a SGB III mit separatem Formular der Bundesagentur für Arbeit. Sie kommt zum Einsatz, wenn Beschäftigungszeiten aus Deutschland in einem anderen Mitgliedsstaat berücksichtigt werden sollen.